НДФЛ при использовании служебного транспорта
Письмо Министерства финансов РФ №03-04-05/80658 от 21.10.2019
У сотрудника, использующего автомобиль компании для служебных поездок, не возникает дохода, облагаемого НДФЛ. Главный документ, подтверждающий производственный характер расходов, связанных с использованием транспортного средства фирмы, — это путевой лист.
Расходы на содержание служебного транспорта при налогообложении прибыли относятся к прочим расходам. Для признания расходов они должны быть (п. 1 ст. 252 НК РФ):
произведены в целях получения дохода.
НДФЛ у водителя
Если сотрудник использует автомобиль фирмы для служебных поездок, дохода, облагаемого НДФЛ, у него нет. Ведь он оказывает транспортные услуги организации, а не самому себе.
То, что автомобиль используется в служебных, производственных целях, для управленческих нужд должно следовать из имеющихся в организации документов.
Такими документами могут быть должностная инструкция сотрудника, договоры с поставщиками, покупателями, заказчиками, акты о показаниях спидометров и т.д. (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 № 19-12/007413@).
Однако главным документом, который подтверждает использование автотранспорта в производственных целях, является путевой лист. Еще в письме от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 Минфин указал, что реквизиты путевого листа являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Это утверждение неоднократно подтверждали суды (см. например, постановление АС Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/15 по делу № А40-108772/2014).
Документ двойного назначения
На основании путевого листа предприятие выпускает транспортное средство со своей территории для выполнения работ или оказания транспортных услуг. Одновременно путевой лист является первичным документом, так как содержит учетные данные, необходимые для бухгалтерского и налогового учета.
Это говорит о том, что путевой лист является документом двойного назначения. Поэтому и заполнять этот документ нужно так, чтобы его можно было предъявить:
сотрудникам ГИБДД — при нахождении автомобиля на маршруте и для подтверждения сведений об автомобиле и его исправности;
налоговикам — при проведении проверок деятельности фирмы на предмет правильности списания и ведения учета по ГСМ, начисления зарплат водителям и т.д.
Таким образом, путевые листы в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Для этого он должен быть оформлен по всем правилам.
Обязательные реквизиты
Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 (далее – Приказ № 152) утвержден порядок заполнения и состав реквизитов путевых листов. Форма типового бланка путевого листа этим приказом не установлена. Ее можно разработать и утвердить самостоятельно. Но обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов должны применять все юрлица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства.
Документ считается действительным только при наличии обязательных реквизитов, указанных в Приказе № 152.
Их полезно знать:
название путевого листа с указанием на тип автомобиля: «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист автобуса» и т.п.;
номер путевого листа и указание на срок его действия. Номер проставляют в заголовке документа и указывают в хронологическом порядке;
сведения о типе (легковой, грузовой и т.д.), марке и модели автомобиля;
информация о собственнике транспорта. Если собственником автомобиля является юрлицо, необходимо указать его организационно-правовую форму и полное наименование, адрес местонахождения и контактный телефон, ОГРН. Если ИП -указывают его ФИО в полном написании, ОГРНИП, адрес регистрации и контактный телефон;
государственный номер автомобиля;
показания одометра при выезде и заезде автомобиля, а также дата выезда-заезда;
ФИО и подпись сотрудника, ответственного за указание показаний одометра и даты перемещения транспортного средства;
сведения о водителе транспортного средства. Если водителей в период действия путевого листа несколько, можно оформить на каждого из них отдельный путевой лист. Если в течение смены водитель совершает несколько рейсов, лист нужно оформлять до начала первого рейса;
отметка о предрейсовых и послерейсовых медицинских освидетельствованиях водителя, подпись, штамп и данные медработника, ответственного за их проведение;
информация о предрейсовом техническом осмотре транспортного средства, и сведения о механике (ФИО, подпись, замечания), его осуществившем.
С налоговой точки зрения путевые листы могут подтверждать расходы только в том случае, если они составлены в порядке, установленном приказом № 152.
Соответственно, если в путевом листе не содержатся какой-либо обязательный реквизит, налоговики, скорее всего, сочтут, что путевой лист оформлен с нарушением установленных требований, не отвечает пункту 1 статьи 252 НК РФ и не может являться документальным подтверждением расходов.
Дополнительные реквизиты
Обязательность реквизитов не позволяет исключать их из состава формы.
В то же время дополнительные реквизиты в форму путевого листа можно вносить. Это нужно при расчете налога на прибыль в случаях, если такие сведения необходимы для подтверждения расходов организации (ИП) с учетом специфики перевозок.
Обратимся к письму Министерства транспорта РФ от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис, посвященному вопросу заполнения путевых листов, а именно к указанию маршрута.
С точки зрения безопасности дорожного движения информация о маршруте в путевом листе не является обязательной. Но она нужна для подтверждения налоговых расходов компании.
Минтранс уточнил, что в путевом листе следует отражать детализированный маршрут перевозки для целей подтверждения транспортных расходов. Это подкрепляет позицию налоговиков. Без информации о маршруте следования расходы не подтвердить. Ведь отсутствие маршрута не позволяет доказать использование автомобиля в служебных целях. Это подтверждается многочисленными судебными спорами, проигранными налогоплательщиками (см. постановление АС Московского округа от 08.04.15 № А40-108772/14, постановление АС Поволжского округа от 02.12.16 № Ф06-15152/2016).
А ВАС РФ в определении от 30.08.13 № ВАС-11880/13 был конкретен. Он указал, что в путевом листе необходимо указывать информацию о месте следования автомобиля, а не использовать в путевом листе формулировку «по городу», которую многие нередко используют, в том числе и для экономии времени.
Поделиться
Распечатать
НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала
Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.
Источник статьи: http://www.buhgalteria.ru/nadocs/chem-podtverdit-chto-avtomobil-firmy-ispolzuetsya-v-proizvodstvennykh-tselyakh
Письменное пояснение использования автомобиля , что нужно?
Сообщений: 13 049
На днях моему родственнику пришла бумага из Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы.
«Вызов для дачи письменных пояснений по факту использования принадлежащего вам ТС. (в общем баргузина)
В пояснениях необходимо указать:
1. В каких целях используется данное автотранспортное средство с 2009 года по настоящее время.
2. Если имущество передавалось в аренду, то предоставить договор аренды.»
Автомобиль используется только в личных целях, только собственником и со двора подсобного хозяйства практически не выезжает. Достаточно ли письменно это написать или нужны еще какие либо документы.
Сообщений: 8 646
Наверное Вы приобрели авто по какой нибуть программе?
Сообщений: 13 049
Нет, не по программе.
Мы думаем, что автомобиль данного типа часто путают с микроавтобусом, но у него недостаточно мест, что бы считаться таковым, это легковой автомобиль (минивен), возможно, по этому возникло желание, у налоговой, проверить, как он используется.
Возможно дополнительно нужно предоставить объяснение в письменной форме, что это легковой автомобиль?
Сообщений: 8 646
Следует пояснить, к какой категории «В» или «Д» относится ваше транспортное средство?
Приказом ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@ «Об утверждении форм документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах» утверждена форма уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента) (Приложение 1 к Приказу).
Уведомление содержит следующие реквизиты:
— порядковый номер;
— ссылку на пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ;
— Ф.И.О., должность сотрудника налогового органа, который вызывает налогоплательщика;
— полное и сокращенное наименования организации, ИНН/КПП или полное и сокращенное наименования организации и филиала (представительства) организации, ИНН/КПП; Ф.И.О. физического лица, ИНН (при наличии);
— наименование налогового органа, его адрес, номер комнаты; день и время вызова;
— подробное описание цели вызова налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента). Что касается данного реквизита уведомления, следует отметить, что УФНС по г. Москве, давая разъяснения по этому вопросу в Письме от 07.06.2008 N 09-14/054957, акцентирует внимание на обязанности налогового органа подробно описывать цель вызова налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента);
— подпись должностного лица налогового органа и его телефон. Что касается того, кем должно быть подписано уведомление, специалисты Минфина отмечают, что форма указанного документа не предусматривает подписи руководителя (заместителя руководителя) налогового органа в качестве обязательного реквизита и печать налогового органа. Как следует из Определения КС РФ от 04.12.2003 N 418-О, подписание требования о представлении документов не руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, а иными принимающими соответствующее решение должностными лицами налогового органа не меняет правовую природу этого акта как ненормативного, возлагающего на налогоплательщика определенные обязанности;
— в случае вручения уведомления непосредственно соответствующему лицу в нем проставляются подпись и Ф.И.О. руководителя организации (филиала, представительства) (физического лица) (представителя), наименование организации (филиала, представительства).
суд есть школа где должны учить уважению к достоинству человека.
Сообщений: 19 625
Из: г. Чебоксары
дайте письменные пояснения, опишите как есть, авто используется для личных бытовых нужд, договоров нет.
Налоговая должна доказать, что автомобиль используется в предпринимательской деятельности, среди доказательств могут быть : наличие регистрации в качестве ИП у собственника, наличие договоров аренды транспортного средства, иные доказательства его использования в предпринимательской деятельности и пр.
Сообщений: 13 049
К категории В. Налогообложение, как у автобуса (сегодня спрошу, точнее). По этому поводу мы уже составляли запрос в налоговую, но там свои нюансы по налогообложению, все транспортные средства по ОН 025 270-66 маркированные «2» облагаются налогом на автобусы (не помню сейчас, какая цифра по счету), т.к. Конвенция о дорожном движении распространяется лишь на квалификацию водителя. Управлять этим «автобусом» можно с правами категории В.
Подробнее можно здесь посмотреть объяснение налоговиков
http://www.audit-it.ru/nalognews/reg176/509876.html
Сообщений: 8 646
Будь такая ситуация со мной, я бы считал сей факт налоговой, грубейшим нарушением моих конституционных, гражданских и человеческих прав. Почему я должен давать пояснения, для чего, куда и как. Это все равно, что давать пояснения по поводу причин, толкнувших заключить брак с моей женой. А вдруг я под эту дудку, нанял себе работника-домохозяйку и с целью уклонения от уплаты налогов, заключил брачный договор? Абсурд? Однозначно! Более того, их коллеги из МВД могут поинтересоваться о том, а не применяю ли насилие в интимном общении со своей женой?
Конечно, сейчас многие занимаются таким извозом в разные регионы РФ: Нижний, Москва, Самара, Сочи и т.д. И используют микроавтобусы малой вместимости.
Поэтому, я бы не поленился и опираясь на вышеназванный приказ ФНС, потребовал, именно потребовал уточнить подробнее цель моего вызова. Потому как четко сказано, что: «касается данного реквизита уведомления, следует отметить, что УФНС по г. Москве, давая разъяснения по этому вопросу в Письме от 07.06.2008 N 09-14/054957, акцентирует внимание на обязанности налогового органа подробно описывать цель вызова налогоплательщика (плательщика сборов, налогового агента)»
А ответы на такие вопросы, как:»В пояснениях необходимо указать:
1. В каких целях используется данное автотранспортное средство с 2009 года по настоящее время.
2. Если имущество передавалось в аренду, то предоставить договор аренды.»
можно дать, встретив их на улице, после работы, так сказать в неслужебное время. Сразу начинают лепетать: «ой нас начальник заставляет, циркуляры и прочая лабуда».
Сообщение отредактировал Гильотин — Jul 8 2013, 14:11
Источник статьи: http://forum.na-svyazi.ru/?showtopic=1579711