Как правильно закрепить автомобиль за сотрудником

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках. Приказ относится к распорядительной документации предприятия и составляется в определенном порядке.

Для чего нужен документ

Как известно, автомобиль относится к средствам повышенной опасности, поэтому при его эксплуатации и обслуживании следует придерживаться определенных норм.

В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).

При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.

Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.

Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.

На кого возложить обязанность по составлению приказа

Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.

Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.

Как объяснить создание документа

Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.

В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).

Особенности оформления бланка

Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.

Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.

Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).

Составляя приказ, неизменно требуется учесть только один важный критерий – он должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.

Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.

Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре, а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.

Образец документа

При составлении текста приказа, имейте ввиду, что его структура и содержание должны отвечать некоторым правилам деловой документации.

В «шапке» документа надо указать:

• наименование предприятия;
• название и номер документа – с коротким обозначением сути;
• место (населенный пункт) и дату его составления;
• обоснование для создания распоряжения (тут можно сослаться на необходимость обеспечения надлежащей эксплуатации автомобиля);

Далее пишется основная часть, в которой указывается:

• марка (модель) и государственный номер транспортного средства;
• должность и ФИО сотрудника, за которым оно закрепляется;
• человек, на которого в случае отсутствия на рабочем месте коллеги, ответственного за автомобиль, перейдет эта функция;
• лицо, отвечающее за исполнение приказа;
• все приложения к документу (среди них обязательно должен быть акт осмотра технического состояния автомобиля).

При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.

Сколько времени и как хранить приказ

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.

Потом данное распоряжение можно отправить в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законодательстве.

Источник статьи: http://assistentus.ru/forma/prikaz-o-zakreplenii-transportnogo-sredstva-za-voditelem/

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ О ЗАКРЕПЛЕНИИ СЛУЖЕБНОГО АВТОТРАНСПОРТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Прошу дочитать и поставить лайк для развития моего канала)

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется на крупных предприятиях со множеством структурных подразделений, а также в специализированных организациях-перевозчиках, у которые в наличии несколько автомобилей.

В этих условиях необходимо закрепить каждое транспортное средство за определенным сотрудником и/или водителем. Таким образом, ответственность за сохранность в процессе эксплуатации автомобиля возлагается на определенное лицо. Для этого требуется издать приказ о закреплении автотранспорта.

В соответствии с пунктом 12 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденных приказом и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263, приказы делятся на две группы: 1) по основной (производственной) деятельности, 2) по личному составу.

Приказ о закреплении транспортного средства отнесится к группе приказов по основной деятельности, так как в вышеуказаном классификаторе отсутствуют приказы по административно-хозяйственным вопросам нет. Строгих требований к его написанию нет. Документ можно составить в произвольной форме, учитывая общие требования к подготовке и изданию приказов.

Заголовок можно обозначить так: «О закреплении транспортного средства», «О закреплении автотранспорта за сотрудниками (наименование организации)».

В преамбуле следует указать обоснование для создания приказа. Это может быть прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ организации (служебную или докладную записку, нормативный акт) либо на производственную необходимость.

В целях обеспечения сохранности и надлежащего технического состояния транспортных средств, принадлежащих (наименование организации), осуществления контроля за использованием транспортных средств по назначению.

В целях упорядочивания использования и хранения транспортных средств и недопущения нарушения транспортной дисциплины.

В распорядительной части тексте приказа можно указать следующее: марку автомобиля, год выпуска, государственный номер, фамилию с инициалами прикрепляемого сотрудника (водителя), категорию водителя. Также можно к приказу приложить акт о техническом состоянии транспортного средства.

О закреплении транспортного

средства за водителем

В целях обеспечения надлежащей эксплуатации транспортных средств (наименование организации) и в связи с производственной необходимостью ПРИКАЗЫВАЮ :

1. Закрепить автомобиль марки __________________ государственный номер _______________ за водителем _______________.

2. В случае отсутствия данного водителя на рабочем месте по уважительным причинам, данное транспортное средство закрепляется за _____________________.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на _______________.

Приложение к приказу: акт о техническом состоянии транспортного средства.

Руководитель Расшифровка подписи

В случае если за одним транспортным средством одновремено закреплены несколько водителей, в приказе о закреплении автомобиля целесообразно зафиксировать порядок его использования.

Если в организации несколько автотранспортных средств, которые используются для служебных поездок должностными лицами организации, то их можно закрепить за должностными лицами организации.

О распределении и закреплении автотранспорта за должностными лицами и водителями (наименование организации)

В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения охраны труда, техники безопасности, порядка использования и хранения автотранспорта и недопущения нарушений транспортной дисциплины ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Закрепить имеющийся в (наименование организации) автотранспорт за должностными лицами и водителями в следующем порядке:

( в таблицной форме)

Фамилия, имя, отчество водителя

Фамилия, имя, отчество должностного лица

2. Водители несут персональную ответственность за сохранность автотранспорта, комплектность, техническое состояние, использование по назначению, регулярное проведение технических ремонтов и технического осмотра автотранспорта, за которыми он закреплен.

3. Водителям руководствоваться инструкцией по охране труда с соблюдением всех мер техники безопасности при работе на автотранспорте.

4. Заведующему хозяйственной частью обеспечить своевременную выдачу путевых листов на автотранспортные средства.

5. Ознакомить с настоящим приказом под роспись водителей.

Руководитель Расшифровка подписи

С приказом должны быть ознакомлены те сотрудники, которые непосредственно касается изданный документ. Ознакомление заинтересованных сотрудников с приказом нужно произвести как можно быстрее после того, как документ будет зарегистрирован.

Источник статьи: http://zen.yandex.ru/media/id/5e9f1e6d9f08a352d3c47cbd/osobennosti-sostavleniia-prikazov-o-zakreplenii-slujebnogo-avtotransporta-v-organizaciiah-5e9f25b938c82369f4d86073

Как закрепить автомобиль за сотрудником и почему стоит открепить автопарк

В автопарках разных предприятий автомобили ранжируются по целям их использования, по классу престижности, по привязке к департаментам или по всем параметрам одновременно. В этой статье мы разберем, как открепить или закрепить автомобиль за сотрудником и департаментом, а также как оптимизировать эту систему распределения.

Как закрепить автомобиль за водителем или сотрудниками: основные схемы распределения

Есть 3 наиболее распространенных варианта распределения автомобилей между сотрудниками компании:

1. Все автомобили закреплены за теми или иными подразделениями. В этом случае автомобили распределены между подразделениями или департаментами, в зависимости от структуры организации. Они могут быть у всех подразделений или только у некоторых. У каждого подразделения может быть одинаковое количество автомобилей, либо пропорциональное количеству сотрудников департамента и их нуждам.

2. Все автомобили закреплены за теми или иными руководителями. В данном случае автомобили закреплены только за руководителями, директорами и топ-менеджерами компании, рядовые сотрудники не имеют доступа к корпоративному автопарку.

3. У предприятия есть 1-2 разгонных (дежурных) автомобиля. Такими автомобилями пользуются все желающие по необходимости. Это общедоступный автопарк. В основном это касается небольших предприятий и муниципалитетов, где достаточно такого небольшого количества машин.

Какое распределение автомобилей считается самым эффективным?

Из всех перечисленных вариантов закрепления автомобилей — третий способ самый рациональный, так как и предприятие, и автопарк достаточно малы, значит автомобили используются регулярно и оптимизировать нечего. А вот первый и второй варианты требуют доработки.

В первом случае автопарк используется неэффективно. Какие-то подразделения могут пользоваться автомобилями гораздо чаще и даже испытывать дефицит в транспортных средствах, в то время как автомобили других отделов могут простаивать целыми днями и нагрузка водителей будет неравномерной.

Во втором случае закрепление каждого конкретного автомобиля за определенными руководителями также не рационально. Например, если автомобили понадобятся для встречи делегации в аэропорту, то каждому руководителю придется отправлять свой автомобиль в аэропорт вместо того, чтобы сразу послать все машины на встречу без лишних манипуляций.

Идеальный вариант закрепления автомобилей за сотрудниками выглядит так: у организации есть пул автомобилей для руководителей без закрепления за каждым из них, и есть отдельный пул автомобилей для остальных сотрудников, без закрепления по отделам. Это обеспечит вывоз абсолютно всех заказов и справедливое распределение заказов между водителями. Таким образом, автопарк будет использоваться равномерно и износ машин будет соответствующим.

Оптимальный вариант закрепления автомобилей за сотрудниками:

Как устроен бизнес-процесс по откреплению и закреплению автомобиля

Закрепление и открепление автомобиля — это задача системного администратора предприятия или куратора программы для управления автопарком «ТМ: Корпоративные поездки». Для этого руководитель или директор организации дает распоряжение, приказ или постановление. Сроки, даты и все остальные нюансы открепления или закрепления автомобилей также указываются в приказе. За одним водителем можно закрепить сколько угодно автомобилей.

Как закрепить или открепить автомобиль за сотрудником:

Таким образом, открепить или закрепить автомобиль за сотрудником — это вопрос одного лишь распоряжения руководителя. Важно организовать эффективную систему закрепления корпоративного автопарка организации, чтобы не было простоя машин, а все заказы сотрудников выполнялись быстро.

С какими трудностями может столкнуться компания при откреплении автопарка

Закрепление или открепление автопарка — это простой бизнес-процесс, но даже он может вызвать волну негодования у сотрудников компании:

1. Руководители и сотрудники могут сопротивляться новым правилам;
2. Открытый саботаж со стороны руководства, запрет сотрудникам пользоваться открепленной машиной;
3. Водители могут быть против равномерной раздачи заказов, так как раньше они могли выполнять гораздо меньше поездок и остальное время отдыхать.

Надо быть готовым к этим ситуациям и заранее побеспокоиться об их пресечении. Нужно объяснить сотрудникам и водителям преимущества открепления автомобилей от подразделений, показать, в чем будет их выгода.

Какие преимущества получит компания после открепления автомобилей от подразделений и сотрудников

Если открепить автопарк от подразделений и сотрудников, то предприятие от этого только выиграет:

1. Все заказы будут выполняться без задержек и дефицита автомобилей;
2. Износ автомобилей будет равномерным;
3. Занятость водителей будет рациональной.

Читайте и других выгодах и возможностях, которые дает автоматизации корпоративного автопарка в статьях на нашем блоге.

Источник статьи: http://tmcorp.pro/blog/article/kak-zakrepit-avtomobil-za-sotrudnikom-i-pochemu-stoit-otkrepit-avtopark/