Компенсация автомобиля при неполном рабочем дне

Компенсация автомобиля при неполном рабочем дне

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

ИП находится на УСН, объект налогообложения — «доходы минус расходы». Наемный сотрудник работает по 4 часа за рабочий день (оформлен на 0,5 ставки). Рабочий объем двигателя его автомобиля — до 2000 куб. см включительно. Следует ли выплачивать компенсацию в полном размере (1200 руб. в месяц) или пропорционально фактически отработанному сотрудником времени?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В рассматриваемой ситуации ИП вправе включать ежемесячно в расходы, учитываемые для целей налогообложения, компенсацию сотруднику, работающему на полставки, в сумме 1200 руб.

Обоснование позиции:
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик на УСН вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (письмо Минфина России от 26.02.2013 N 03-11-11/82). Данные нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92). Смотрите также письмо Минфина России от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366.
При этом указанные нормы применяются организациями только при исчислении налога на прибыль (налога по УСН) и никоим образом не влияют на фактический размер компенсации, выплачиваемый работнику (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).
Отметим, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений, предусматривающих корректировку предельного размера компенсации, включаемой в расходы, в зависимости от каких-либо критериев, в том числе от того, работает сотрудник полный или неполный рабочий день.
В свое время разъяснение по рассматриваемому вопросу было дано в письме Минфина России от 21.07.1992 N 57: «За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается». Однако приказом Минфина России от 21.10.2013 N 104н данное письмо признано утратившим силу. Позднее указанная точка зрения подтверждена письмами Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 и от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63 (ознакомиться с последним можно в сети Интернет http://www.zakonprost.ru/content/base/87930), УМНС России по Санкт-Петербургу от 26.07.2004 N 02-05/16115@.
Например, в письме от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63 было сказано: если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им автомобиля за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы компенсации, установленной Постановлением N 92.
Также нам встретилось такое разъяснение чиновника: Согласно внутренним локальным актам компании работнику за использование служебного транспорта установлена фиксированная сумма компенсации — 1200 руб., и за месяц она выплачивается полностью вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. Исключение составляют лишь дни отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском, командировкой, болезнью и другими обстоятельствами, когда личный автомобиль не используется в служебных целях (Вопрос: Приказом руководителя компании установлена компенсация работнику за использование его личного автомобиля в служебных целях в размере 1200 руб. в месяц. В расчетном месяце 20 рабочих дней, а автомобиль в служебных целях использовался всего 18 дней. Поездки подтверждены путевыми листами. В какой сумме ему должна быть выплачена компенсация за расчетный месяц: в полной сумме (1200 руб.) или пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля? («Российский налоговый курьер», N 21, ноябрь 2011 г.)). Представитель финансового ведомства здесь высказался в ином ключе — по его мнению, факт использования/неиспользования автомобиля, при условии, что работник в этот день трудился, не влияет на размер компенсации.
Но в любом случае, анализируя содержание приведенных писем и разъяснений, мы видим, что в них везде идет речь о целодневном отсутствии сотрудника на рабочем месте как основании для уменьшения размера компенсации. О работе на условиях неполного рабочего дня в письмах не упоминается.
Полагаем, что это логично. Использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях, на наш взгляд, не предполагает, что он целый день ездит на этом автомобиле и автомобиль должен использоваться все его рабочее время — иначе следовало бы принять его на должность водителя. Предполагается, что в течение рабочего дня сотрудник выполняет и основные служебные обязанности, помимо поездок в служебных целях.
Из разъяснений к вопросу понятно, что рассматриваемый сотрудник работает каждый рабочий день, хотя и по 4 часа. В связи с этим мы не видим оснований для уменьшения размера компенсации.
По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации ИП вправе включать ежемесячно в расходы, учитываемые для целей налогообложения, компенсацию сотруднику, работающему на полставки, в сумме 1200 руб.
К сожалению, материалов судебной практики по рассматриваемому вопросу нами не обнаружено. В связи с этим во избежание налоговых рисков рекомендуем обратиться в свой налоговый орган с официальном запросом о порядке налогообложения в анализируемой ситуации.

К сведению:
Во избежание налоговых рисков налогоплательщик может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу. Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.

Рекомендуем дополнительно ознакомиться со следующим материалом:
— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

25 октября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник статьи: http://www.garant.ru/consult/business/1228571/

Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях

Компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

Работник имеет право на два вида выплат (ст. 188 ТК РФ):

— компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы:

1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:

— вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;

— документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);

— порядок использования имущества;

— размер компенсации за использование;

— порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т. д.;

— срок использования имущества;

2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства;

3) копия технического паспорта транспортного средства;

4) платежные документы;

5) документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.

Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;

6) путевые листы и иные документы.

Для подтверждения обоснованности расходов организации на выплату компенсации за отчетный период в определенном размере необходимы соответствующие документы, в частности путевые листы, содержащие информацию о служебных поездках работника (письма Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63, от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. Она не начисляется за время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.

Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы (письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63). При этом имеет смысл рассчитывать размер компенсации пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

В бухгалтерском учете ежемесячно выплачиваемая компенсация является расходом организации по обычным видам деятельности (пункты 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н) и отражается следующими записями:

Дебет 26 — Кредит 73 — начислена компенсация за использование личного автомобиля;

Дебет 73 — Кредит 50 — выплачена компенсация.

Для целей налогообложения прибыли компенсационные выплаты за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Указанные нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее — Постановление Правительства РФ N 92). Выплата компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сверх норм таких расходов, установленных Правительством РФ, не учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Экономическим обоснованием выплачиваемой компенсации является необходимость в постоянных разъездах работника, обусловленная должностной инструкцией.

Компенсационные выплаты за использование личных автомобилей относятся к косвенным расходам и в полном объеме учитываются при расчете налога на прибыль того отчетного периода, в котором они произведены (ст. 318 НК РФ).

Датой осуществления расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признается дата перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) налогоплательщика (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Налог на доходы физических лиц.

Использование работником личного автомобиля для служебных целей связано с исполнением им трудовых обязанностей. Не подлежат обложению НДФЛ доходы физических лиц в виде установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с возмещением расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Указанные компенсационные выплаты в пределах норм не облагаются НДФЛ.

В отношении налогообложения сумм компенсаций, превышающих законодательно установленные нормы, ситуация неоднозначная.

В организациях НДФЛ не облагаются компенсационные выплаты за использование личного транспорта для служебных поездок в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N 92 (письма Минфина России от 19.02.2003 N 04-04-06/26 и ФНС России от 18.05.2005 N 04-2-03/67).

Такой подход, по мнению автора, противоречит законодательству о налогах и сборах, поскольку указанная норма предназначена для целей исчисления налога на прибыль, при применении УСН, для целей исчисления единого сельскохозяйственного налога, но не для целей исчисления НДФЛ. В подтверждение укажем на решение ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04, согласно которому в случаях, когда законодатель предусматривает применение нормативов, установленных для целей исчисления одного налога, к другому налогу, он использует такой прием, как прямая отсылка к положениям, установленным для соответствующего налога. В статье 217 НК РФ такая отсылка к нормам главы 25 НК РФ отсутствует. В данной ситуации невозможно и применение налогового законодательства по аналогии, поскольку это противоречило бы положениям ст. 3 НК РФ.

Глава 23 НК РФ не ограничивает размер рассматриваемой компенсации, освобождаемой от налогообложения. Он определяется соглашением, заключаемым в письменной форме между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Следовательно, установленный соглашением размер компенсации и является нормой, в пределах которой она освобождается от обложения НДФЛ.

Указанная позиция может привести к спору с налоговыми органами. Можно привести положительные судебные решения по данному вопросу. Так, Постановлением ФАС Уральского округа от 26.01.2004 N Ф09-5007/03-АК определено, что нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ, законодательством РФ не установлены, а в силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Суд первой инстанции в своем решении указал, что Постановление Правительства РФN 92 и Приказ Минфина России от 04.02.2000 N 16н устанавливают нормирование расходов исключительно для целей исчисления налога на прибыль, но не распространяются на трудовые отношения и не ограничивают размер возмещения расходов при использовании личного имущества работника.

Аналогичная позиция высказана в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 23.01.2006 N А26-6101/2005-210.

Единый социальный налог.

Не подлежат обложению ЕСН все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с возмещением расходов (ст. 238 НК РФ).

Соответственно указанные компенсационные выплаты в пределах норм не облагаются ЕСН.

Для организаций, не состоящих на бюджетном финансировании, для целей исчисления ЕСН при выплате компенсаций работникам за использование личного автотранспорта для служебных поездок применяются нормы компенсации, установленные Постановлением Правительства РФ N 92 (письмо Минфина России от 14.03.2003 N 04-04-06/42). Таким образом, компенсация за использование работником личного автотранспорта в служебных целях не облагается ЕСН в пределах норм, установленных названным постановлением.

Суммы компенсаций, превышающие законодательно установленные нормы, также не облагаются ЕСН, поскольку не учитываются при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Аргументация, приведенная выше с целью исключения компенсационных выплат из налоговой базы по НДФЛ, применима и при освобождении данных выплат от обложения ЕСН.

Компенсация или аренда

Налогообложение операций при различных вариантах оформления отношений между работником и работодателем по использованию личных автомобилей работников в хозяйственной деятельности общества приведено в таблице.

Компенсация за использование личного автомобиля

Договор аренды транспортных средств

Уменьшает налогооблагаемую прибыль (в пределах норм).

Не уменьшает налогооблагаемую прибыль (сверх норм).

Возмещение дополнительных расходов не уменьшает налогооблагаемую прибыль

Уменьшают налогооблагаемую прибыль:

— сумма арендной платы;

— выплаты за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации транспортного средства;

— другие расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства (если иное не предусмотрено договором)

Уменьшают налогооблагаемую прибыль:

— сумма арендной платы;

— расходы на ремонт;

— расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства (если иное не предусмотрено договором)

Не облагается/ облагается (сверх норм) в соответствии с решением налогоплательщика

Выплаты по договору аренды не облагаются.

Выплаты за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации — транспортного средства облагаются

Источник статьи: http://www.klerk.ru/buh/articles/86655/