Характерные нарушения, выявляемые в ходе проверок использования автотранспортных средств
Характерные нарушения, выявляемые в ходе
проверок использования автотранспортных средств
Расходование бюджетными учреждениями бюджетных средств контролируют Счетная палата, территориальные органы Росфиннадзора, ведомственные контрольно-ревизионные подразделения путем проведения ревизий и проверок. Профилактические и контрольные мероприятия, оперативное извещение руководства о выявленных нарушениях, своевременное принятие мер по материалам ревизий и проверок, направленных на обеспечение эффективного использования бюджетных средств, значительно повышают уровень соблюдения законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях. В то же время материалы проверок показывают, что нередки случаи невыполнения требований законодательства РФ. Это вызвано, в том числе, недостаточностью применяемых мер ответственности за нарушение финансовой дисциплины. Рассмотрим выявляемые нарушения при использовании автотранспортных средств.
Перед проведением проверки составляется
программа, в которой указываются вопросы, подлежащие проверке. В отношении использования автотранспорта в бюджетных учреждениях они следующие.
1. Оформление первичных документов бухгалтерского учета, полнота и качество ведения документооборота автотранспортного отдела:
— заполнение всех реквизитов путевых листов, проставление необходимых подписей, наличие неоговоренных исправлений;
— ведение бортовых журналов и отражение в них всех хозяйственных операций по автомобилю;
— наличие и заполнение журнала выхода и возвращения автотранспорта, журнала выдачи путевых листов, журнала учета ДТП.
2. Правомерность и эффективность использования служебного автотранспорта:
— количество неиспользуемого автотранспорта, длительность и причины его неиспользования, меры по высвобождению;
— наличие собственных гаражей, мастерских и их использование;
— обоснованность аренды гаражей и стоянок, наличие документального подтверждения использования их для служебных целей;
— внеплановая проверка наличия автотранспорта в нерабочее время (до 8.00 или после 18.00) в гараже учреждения и в местах стоянок вне служебной территории;
— прохождение медицинского контроля водителей;
— контроль проведения ли служебных расследований по фактам ущерба, причиненного автотранспорту в результате ДТП;
— наличие фактов использования автомобилей в личных целях, возмещение расходов на ГСМ;
— проверка отдельных хозяйственных операций по авансовым отчетам водителей за выданные денежные средства по оплате ГСМ в командировке.
3. Бухгалтерский учет, правомерность расходования и списания ГСМ:
— выборочная проверка списания топлива по путевым листам в соответствии с утвержденными нормами;
— контроль правильности списания масел и смазок;
— контроль проведения инвентаризации топлива, выданного под отчет водителям, и масел на складе;
— наличие процедур снятия показаний спидометра органами Госстандарта;
— наличие сверок бухгалтерских служб показаний спидометров с данными путевых листов;
— сверка в ходе ревизии показания спидометров автомобилей с последними путевыми листами (у неиспользуемых длительное время автомобилей — сверка остатка топлива в баке с остатком по путевому
— проверка наличия фактов выписки путевых листов на автомобили и списания в связи с этим ГСМ, которые согласно нарядам-заказам находились в этот период на ремонте и были неисправны.
4. Бухгалтерский учет автозапчастей. Торги на закупку автозапчастей. Обоснованность ремонтов:
— правильность проведения торгов на закупку автозапчастей;
— забалансовый учет запчастей, выданных для замены изношенных;
— правильность оформления первичных документов на выдачу запчастей со склада, периодичность и наличие обоснованности в выдаче тех или иных наименований по конкретному автомобилю;
— правомерность списания запчастей с бухгалтерского учета, наличие документального подтверждения в их установке на автотранспорт;
— проверка оприходования снятых с автомобилей запчастей независимо от того, производился ремонт своими силами или силами ремонтной организации;
— обоснованность и целесообразность ремонтов автомобилей и их оплаты, расшифровка работ и номеров автомобилей в счетах, актах выполненных работ, наличие нарядов-заказов, проверка проведения торгов по ремонтным организациям;
— наличие фактов необоснованного списания на затраты стоимости устанавливаемого оборудования и стоимости работ по модернизации автомобилей (сигнализация, магнитола, декоративная панель приборов, обшивка салона кожей и др.);
— целесообразность и обоснованность расходования средств на необходимое оборудование для автотранспортных средств, то есть отсутствие экономии, как того требует БК РФ.
Прежде чем привести основные нарушения, выявленные в ходе проверок использования автотранспортных средств, определим порядок эксплуатации автотранспорта в бюджетных учреждениях.
Эксплуатация служебного автотранспорта
Основные положения и требования к эксплуатации автотранспорта утверждаются приказами руководителей учреждений. Так, например, требования к эксплуатации автотранспорта таможенных органов изложены в Приказе ГТК РФ N 875*(1), которым утвержден временный порядок использования автотранспорта таможенных органов РФ.
Основным первичным документом учета эксплуатации автотранспортных средств является путевой лист, бланки которого хранятся как документы строгой отчетности с соответствующей регистрацией их выдачи и
возврата. Путевой лист регистрируется в журнале. В нем ставится штамп и печать учреждения. При этом новый путевой лист выдается водителю после сдачи им предыдущего путевого листа в бухгалтерию.
Порядок эксплуатации (использования) транспортных средств (хранение, контроль над техническим состоянием, выездом из гаражей, с мест стоянок и возвращением с линии, выдача, передача и сдача путевых листов и др.) утверждается руководителем бюджетного учреждения. При вводе автотранспортного средства в эксплуатацию на него заводится бортовой журнал, в котором водитель расписывается за принятое автотранспортное средство и за инструктаж по его эксплуатации.
Бюджетные учреждения должны обеспечивать целевое использование эксплуатируемого служебного автотранспорта. С этой целью им необходимо:
— разработать и утвердить маршруты поездок в места командировок на служебном транспорте с учетом экономической целесообразности и обеспечения безопасности дорожного движения;
— в приказе на командировку указать утвержденный маршрут и лицо, персонально ответственное за расходование наличных денежных средств, выделенных на приобретение ГСМ на утвержденном маршруте;
— определить круг лиц, ответственных за вызов автотранспорта и имеющих право подписи заявок;
— в заявке на использование оперативно-служебного, грузового и специального автотранспорта указать время и место подачи машины, маршрут, цель и время поездки;
— в путевом листе (за подписью должностного лица, использовавшего автомашину) записать маршрут поездки, время ее начала и окончания, показания спидометра (пробег) автомобиля за каждую поездку.
Нарушения, выявленные в бухгалтерском учете
при эксплуатации служебного автотранспорта
В настоящее время в использовании автотранспортных средств допускаются нарушения. В основном они связаны с правильностью оформления первичных учетных документов, списанием ГСМ и запасных частей. Приведем наиболее характерные нарушения, выявляемые в ходе ревизий и проверок:
— в нарушение требований п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ*(2) в первичных учетных документах
(путевых листах) допускаются неоговоренные исправления остатков бензина до начала и на конец рабочего дня;
— в связи с нехваткой водительского состава в бюджетных учреждениях существует практика закрепления автомобилей за должностными лицами других подразделений. При этом в должностных инструкциях указанных должностных лиц отсутствуют обязанности водителя автомобиля, а также в вопросах эксплуатации транспорта отмеченные лица не подчиняются начальнику автотранспортного отдела, что не позволяет в полной мере осуществлять контроль над технической эксплуатацией автотранспорта;
— во многих путевых листах не указываются маршрут поездки, время ее начала и окончания, а также показания спидометра (пробег) автомобиля за каждую поездку;
— нарушение ведения журнала выезда, возврата автомашин (не заполняется графа “Номер путевого листа“, не фиксируются все выезды автомобиля, несоответствие данных возвращения в гараж по путевым листам и фактически установленным данным).
Выявлены факты заправки автомобилей в нерабочее время. При этом согласно журналу учета выходов автомобилей на линию и путевым листам автомобили находились в местах стоянок:
— автомобиль по путевому листу и по журналу учета выходов автомобилей на линию вернулся в гараж 20.06.2006 в 17.00, однако чек на покупку бензина датирован 20.06.2006, а время заправки — 19.40;
— автомобиль в соответствии с показаниями путевого листа выехал и вернулся в гараж 03.07.2006 в 7.00 и 17.40 соответственно, однако согласно распечатке АЗС заправка машины осуществлялась 03.07.2006 в 1.15 и в 20.44. В результате возникло сомнение в фактической заправке служебного автомобиля в ночное время.
В ходе проверки автотранспорта на предмет соответствия фактических показаний спидометра и показаний пробега автомобиля в путевом листе выявлено:
— по данным бухгалтерского учета автомобиль с 17.07.2006 находился в гараже. Процедура снятия показаний спидометра показала, что
пробег автомобиля фактически составил 37 070 км, а по путевому листу — 37 087 км, разница — 17 км;
— по состоянию на 19.07.2006 при возвращении автомобиля в гараж пробег по путевому листу составлял 46 230 км, а по спидометру — 46 409 км, разница составляет 179 км.
Данные расхождения подтверждают факт отсутствия контроля над заполнением путевых листов со стороны должностных лиц автотранспортного отдела бюджетного учреждения.
— не на должном уровне находится ведение бортовых журналов по каждому автомобилю (не проставляются отметки о проведении ТО-1, ТО-2, не делаются ссылки на финансовые документы, оформленные станцией технического обслуживания или предприятием, где осуществлялся ремонт автомобилей);
— в нарушение требований ст. 23 Закона N 196-ФЗ*(3) в учреждении не организован предрейсовый медицинский контроль водителей;
— не утверждены маршруты поездок в места командировок с учетом экономической целесообразности и обеспечения безопасности дорожного движения;
— в отношении отдельных служебных автомобилей, стоящих на балансе и не используемых в служебных целях по причине их ненадобности, меры по высвобождению и реализации данного имущества, определенные Указом Президента РФ N 1205*(4) и Постановлением Правительства РФ N 231*(5), не предпринимались, что согласно ст. 34 БК РФ является неэффективным использованием бюджетных средств;
— при укомплектованности учреждения автобусами был заключен договор с транспортным предприятием на оказание транспортных услуг (перевозка сотрудников учреждения на автобусе предприятия в служебную командировку). В результате оказанные транспортные услуги являются неэффективным использованием средств федерального бюджета;
— неправомерное расходование денежных средств, выданных под отчет.
Водители бюджетного учреждения отчитывались по авансовым отчетам за наличные денежные средства, выданные под отчет на оплату стоянок автотранспортных средств, при этом квитанции предъявлялись каждый раз с различной стоимостью, превышающей
стоимость стоянки автомобиля, отраженную в договоре, заключенном между учреждением и владельцем стоянки. В результате встречной проверки и объяснений владельца и сторожей стоянки установлено, что водители заполняли выдаваемые им чистые бланки квитанций с подложными суммами.
По авансовым отчетам водитель отчитался за расходы по мойке автомобиля в сумме 10 000 руб. Однако указанный в документах автомобиль в данный период из гаража не выезжал. По этому факту комиссией учреждения была проведена служебная проверка, в ходе которой подтвердилось неправомерное использование выданных под отчет денежных средств.
Приказом руководителя бюджетного учреждения по результатам проверки принято решение о взыскании с виновного лица суммы ущерба в размере 10 000 руб.
— неправомерное использование служебного автотранспорта в личных целях, а именно при использовании сотрудником учреждения автотранспорта в личных целях (для перевозки домашних вещей). Денежные средства за ГСМ сотрудником, использовавшим автомобиль, возмещены не были, в результате произведено необоснованное списание ГСМ за счет средств федерального бюджета;
— в нарушение Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте N Р3112194-0366-03, утвержденных Минтрансом РФ от 29.04.2003:
а) автомобильные масла списывались прямым расходом без указания расхода топлива, рассчитанного по нормам для каждого автомобиля;
б) выборочной проверкой обоснованности и правильности списания ГСМ в соответствии с нормами выявлено излишнее списание бензина вследствие завышения норм расхода топлива;
— имелись случаи необоснованного списания ГСМ.
В ходе проверки установлен факт повреждения бака на автомобиле при неизвестных обстоятельствах, в результате чего с бухгалтерского учета были списаны 26,60 л бензина на сумму 289,94 руб.
Однако служебное расследование данного факта не проводилось, виновные лица не выявлены, в связи с этим денежные средства списаны необоснованно.
В декабре 2005 г. (02.12.2005)
было совершено ДТП с участием автомобиля бюджетного учреждения, о чем имеется отметка органов ГИБДД в журнале учета ДТП. Полученные дефекты отражены в отчете эксперта от 06.12.2006 и оценены на сумму 10 633,5 руб., оплаченную виновным лицом 06.02.2006. Указанный автомобиль был передан ремонтной организации по заказу-наряду, согласно которому автомобиль находился в ремонте с 13.01.2006 по 06.02.2006.
Однако в данный период времени на указанный автомобиль в учреждении выписывались путевые листы, в результате неправомерно было списано 315 л бензина на сумму 4 315,50 руб.
— в нарушение требований Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 при проведении инвентаризации в бюджетном учреждении нефинансовых активов не подвергались проверке факты наличия ГСМ;
— не велся бюджетный учет автомобильных шин, покрышек, аккумуляторов, выданных со склада взамен изношенных, на забалансовом счете 09 “Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных“;
— производилось списание запасных частей для автомобилей прямым расходом при выдаче их со склада, а не по актам установленной формы;
— имеют место случаи списания запчастей без документов, подтверждающих их установку на автомобили;
— в большинстве расходных накладных на выдачу и перемещение материальных ценностей (запасных частей, масел и смазок) в 2005 и 2006 годах отсутствуют наименования должностей и расшифровки всех подписей лиц, подписавших первичный документ, что нарушает п. 2 ст. 9 Закона РФ N 129-ФЗ;
— все запасные части, снятые с автомобилей при ремонте или модернизации как хозяйственным способом, так и в ремонтных организациях, не приходуются на бухгалтерский учет. При отсутствии контроля над движением снятых запчастей и отсутствии документального подтверждения демонтажа это приводит к злоупотреблениям в расходовании денежных средств, выделенных на приобретение автозапчастей. Неурегулированным вопросом
является отсутствие в нормативных документах четкого требования о необходимости документально оформлять хозяйственные операции по демонтажу снимаемых запчастей и об их оприходовании на бухгалтерский учет;
— списанные автошины в утиль не сдавались, а подвергались уничтожению, что не соответствует требованиям Правил эксплуатации автомобильных шин АЭ 001-04, утвержденных Распоряжением Минтранса РФ N АК-9-р*(6);
— в нарушение Распоряжения Минтранса РФ N АК-9-р карточки учета работы автомобильных шин заведены не на все шины. Кроме того, при списании шин данные карточки не прилагаются к актам списания, то есть отсутствует документальное подтверждение фактического пробега шин перед списанием;
— в актах выполненных работ на ремонт автомобилей в ремонтной организации стоимость использованных запасных частей увеличена за счет накладных расходов, не предусмотренных договором;
— в актах выполненных работ по ремонту автомобилей в подрядной организации не указывались виды ремонтных работ, имеется ссылка на наряды-заказы, которые отсутствуют, целесообразность ремонта документально не обоснована.
Согласно акту выполненных работ и приложенному к нему заказу-наряду произведена разовая мойка автомобиля на сумму 527,52 руб. Однако в соответствии с котировочной заявкой от 26.01.2006, приложенной к протоколу конкурсной комиссии, стоимость мойки данного автомобиля составляет 130 руб. Руководствуясь условиями договора с подрядной организацией, оплата услуг мойки автомобиля должна производиться на основании отдельно выставленного счета и табеля. Однако табели мойки в учреждении отсутствовали. При этом в акте выполненных работ отсутствовала информация о количестве оказанных услуг и не указывались подписи заказчика.
Таким образом, бюджетное учреждение не представило подтверждение оказания оплаченных услуг за счет средств федерального бюджета.
— ремонт автотранспортных средств в бюджетных учреждениях и оплата выполненных работ осуществлялись без документального подтверждения их целесообразности, а именно:
а) в учреждениях проводились
и оплачивались работы, связанные с дооборудованием автомобилей кондиционерами, холодильниками, мониторами, акустикой, перетяжкой салонов кожей, тонированием стекол. При этом установка вышеуказанного оборудования на автомобили произведена без должного обоснования необходимости таких затрат;
б) производилась оплата за счет средств федерального бюджета выполненных работ (балансировка и подкачка колес, замена лампочек и т.д.) сторонними организациями при наличии собственной ремонтной базы;
— имело место использование денежных средств не по целевому назначению вследствие неправильного отнесения затрат по подстатьям ЭКР, что согласно ст. 289 БК РФ является нецелевым расходованием бюджетных средств. В частности, оплата работ по модернизации автомобиля производилась с подстатьи 225 “Услуги по содержанию имущества“, а не 310 “Увеличение стоимости основных средств“.
эксперт журнала “Бюджетные учреждения:
ревизии и проверки“
“Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности“, N 1, июль 2007 г.
————————————————————————-
*(1) Приказ ГТК России от 28.12.1998 N 875 “О порядке использования автотранспорта таможенных органов и улучшении его эксплуатации и ремонта“.
*(2) Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете“.
*(3) Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения“.
*(4) Указ Президента РФ от 18.10.2002 N 1205 “О высвобождении и реализации движимого имущества, находящегося в оперативном управлении некоторых органов, учреждений и предприятий“.
*(5) Постановление Правительства РФ от 23.04.2003 N 231 “О высвобождении и реализации движимого имущества, находящегося в оперативном управлении некоторых органов, учреждений и предприятий“.
*(6) Правила эксплуатации автомобильных шин АЭ 001-04, утв. Распоряжением Минтранса РФ от 21.01.2004 N АК-9-р.
Источник статьи: http://vkaznu.ru/index.php?showtopic=2866