Порядок выдачи ключей от автомобилей

Приложение 5.3. Инструкция по порядку хранения, учета и выдачи ключей от служебных и технических помещений, контролируемых ОДС

Приложение 5.3
к Положению о диспетчерской службе
Государственного учреждения
города Москвы
инженерная служба района АО

Инструкция
по порядку хранения, учета и выдачи ключей от служебных и технических помещений, контролируемых ОДС

1. Ключи от служебных и технических помещений, находящихся под контролем Объединенной диспетчерской службы, хранятся в помещении дежурного диспетчера в специальных шкафах, закрываемых на замок.

Все ключи и места их расположения в шкафах должны быть промаркированы соответствующим образом с указанием адреса и названия помещения, к которому они относятся.

2. Учет и выдача ключей ведется в специальном журнале (приложение 6).

При приемке и сдаче дежурств дежурные диспетчеры делают обязательные записи о наличии ключей в ОДС.

3. Выдача ключей осуществляется на основании допуска (аккредитации) технических специалистов эксплуатирующих и обслуживающих организаций в соответствии с заключенными договорами между этими организациями ГУ «Инженерная служба» района и Управляющими компаниями на выполнение определенных видов работ с обязательной записью в журнале с указанием:

а) помещения и адреса, от которого выдаются ключи;

б) фамилии, И.О. лица, получившего ключи;

в) должности и организации лица, получившего ключи;

г) даты и времени выдачи ключей;

д) подписи лица, получившего ключи;

е) подписи дежурного диспетчера, выдавшего ключи.

При возврате ключей:

ж) даты и времени возврата ключей;

з) подписи лица, сдающего ключи;

и) подписи дежурного оператора, принявшего ключи.

4. Передача ключа третьим лицам без соответствующей записи в журнале запрещена.

5. Допуск сторонних специалистов для производства работ во все специализированные технические помещения, кроме подвалов, технических подполий, чердаков и крыш, осуществляется в присутствии специалистов от организаций, осуществляющих эксплуатацию и техническое обслуживание этих помещений.

6. Дублирование ключей специалистами эксплуатирующих и обслуживающих организаций строго запрещено.

7. При утере ключей составляется акт, в котором указывается, как, где и от какого помещения утеряны ключи. На основании акта все оставшиеся ключи меняются на новые вместе со сменой дверного замка.

8. В случае поломки ключа составляется акт, на основании которого делается дополнительный дубликат ключа.

9. Допускается наличие дубликатов ключей в определенных случаях по усмотрению ГУ «Инженерная служба района» при выполнении условий пп. 1 и 2.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник статьи: http://base.garant.ru/57642821/2c76d2a011ee361c38e9a5e0ec0a1a12/

Порядок хранения и выдачи ключей

Порядок хранения ключей от помещений: общая информация

Крупные предприятия, учебные заведения и компании располагают большим количеством помещений. Практически все они должны закрываться, а доступ в некоторые – строго регламентироваться.

Как правило, ключи от комнат сдаются под охрану. Делается это по разным причинам, чаще всего в целях защиты от пожара или обеспечения быстрого доступа. Кроме того, сдача комплектов значительно упрощает жизнь тем, кто в этих комнатах работает. Ведь установленный порядок хранения и выдачи ключей от помещений защищает, прежде всего, самих сотрудников. Ответственным за хранение запирающих приспособлений должностным лицам можно не переживать о том, что они забудут ключи дома, или что в случае форс-мажорных обстоятельств коллеги не смогут попасть на рабочее место.

На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено несколько различных приспособлений для хранения ключей. В их число входят:

• специально отведенная комната, запирающаяся на ключ и имеющая дополнительные меры защиты;
• ключница на несколько единиц;
• специальный шкаф;
• стенд за стойкой охраны.

Занимаясь оборудованием места, в котором будут храниться комплекты, руководство здания обязано в полной мере соблюдать положение о хранении ключей. Особенно, если речь идет о помещениях, доступ в которые строго регламентирован и производится по специальному распоряжению. Обычно это электроустановки, котельные, хозяйственные блоки и прочие комнаты со специальным оборудованием.

В каждой компании имеется приказ о хранении и выдаче ключей. В нем описаны основные аспекты процедуры. Выдача комплектов производится:

• только тем лицам, которые имеют на это право и внесены в специальный журнал;
• под роспись с указанием даты и времени;
• в строго установленных временных рамках.

В аналогичном порядке производится и сдача запирающих приспособлений.

Хранение и выдача ключей от электроустановок

В каждом здании имеется помещение со спецоборудованием – электроустановками. От них зависит полноценная деятельность учреждения, поэтому доступ к комнате, в которой они располагаются, ограничен. Кроме основного комплекта ключей от такого помещения, должен существовать запасной, хранящийся в опечатанном шкафу или тубусе.

Порядок доступа в помещения со спецоборудованием регламентирует приказ о хранении ключей от электроустановок. Комплект можно выдавать только ответственному лицу, имеющему специальную квалификацию и прошедшему инструктаж.

Каждому ключу присваивается порядковый номер, после чего он упаковывается в тубус или специальный пенал с пломбой. Также следует поступить с запасным комплектом.

Общие положения процедуры сдачи/выдачи комплектов к помещениям с ограниченным доступом следующие:

• двери в помещение должны быть закрыты;
• запирающие приспособления выдаются под роспись и только тем лицам, которые имеют на то соответствующее разрешение;
• комплект необходимо ежедневно возвращать под охрану в конце рабочего дня;
• в обязательном порядке следует фиксировать выдачу и сдачу комплектов в книге учета.

Если оборудование выведено из строя в результате несанкционированного доступа в помещение по вине ответственного лица, на него налагается взыскание, установленное соответствующим дополнением к приказу. Но при строгом соблюдении всех инструкций и процедур, проникновение посторонних в специальные помещения исключено.

Особый регламент выдачи

Особое распоряжение затрагивает и процедуру выдачи тех ключей, которыми закрываются помещения с документацией строгой отчетности. В нем прописан порядок хранения ключей от сейфов и помещений, где находятся архивы, личные дела и прочие бумаги.

Обычно специальный допуск в такие комнаты имеют высшие должностные и делегированные ими лица:

• руководитель;
• главный бухгалтер;
• лицо, отвечающее за данный участок (работник архива, кадровик).

В большинстве случаев ключи хранятся у директора или главбуха и выдаются по запросу.

Соблюдение процедуры хранения и выдачи комплектов избавляет руководство предприятия или офиса от попыток несанкционированного доступа, возможной порчи оборудования или хищения ценностей.

Источник статьи: http://www.gravirovshik.ru/articles/poryadok-khraneniya-vydachi-klyuchey.html

Порядок выдачи ключей от автомобилей

Но ни одно из решений, увиденное нами, не снимает комплексно все проблемы, связанные с хранением и выдачей большого количества ключей. Довольно часто возникают случаи, когда менеджеры не сдают вовремя ключи от автомобилей или забывают отметить в журнале факт использования или возврата ключа. В процессе работы возникала масса проблем связанных с поиском ключа от автомобиля — в большом однообразии ключей достаточно трудно найти необходимый, тратиться много времени на поиски. Для учета выдачи и сдачи ключей, их систематизации, контроля над тем, чтобы ключи были безопасном месте во внерабочее время, зачастую нужна отдельная штатная единица.

К счастью, существует современное решения, которое избавляет от подобных рисков — Автоматическая система хранения ключей Valberg.

Как это работает: Каждый ключ/связка ключей крепится на стальном кольце-пломбе с индивидуальным номером и с помощью брелока надежно фиксируется в слоте, оснащенного механизмом блокировки/разблокировки брелоков.

Автоматическая ключница оснащена прозрачной дверцей из ударопрочного стекла с электромеханическим замком-защелкой, который управляется системой.

После прохождения идентификации пользователя система открывает дверцу и световой индикацией указывает на доступные для данного пользователя ключи.

Мы обсудили с администраторами и сотрудниками салонов, что изменилось в их работе, после того, как они внедрили автоматическую ключницу в процесс хранения и выдачи ключей.

Владимир, администратор монобрендового автомобильного салона
Как бы цинично это не звучало, но главным плюсом стало то, что мы избавились от человека, который был ответственен за выдачу ключей – процесс поиска и выдачи теперь не занимает и 15 секунд. Ключ ищется по регистрационному номеру автомобиля, слот с искомым ключом подсвечивается. В системе я могу посмотреть, кто забрал конкретный ключ и не бегать по всей площадке в его поисках. Как итог — клиент не ждет, менеджер не паникует, ключи не теряются.

Алексей, управляющий автомобильного салона класса «Люкс»
Первое, на что мы обратили внимание, покупая комплекс автоматизированных ключниц Valberg – современный дизайн. Мы давно искали подходящее решение, но помимо требований к удобству использования (понятно, что никто не хочет тратить время на обучение сотрудников получению ключей и перенастройке всех процессов), нам было важно, как эта система впишется в интерьер салона, т.к. спрятать ее во внутренних помещениях не представлялось возможным.

Ильдар, сотрудник дилерского центра
Когда я устроился сюда работать, ключница Valberg уже была установлена. На предыдущем месте работы такого не было, ключи приходилось искать (мы даже придумывали разные схемы для более быстрого поиска). Еще у нас был один менеджер, который набивал ключами карманы и мог с клиентом полдня гулять по площадке, хочешь показать машину своему клиенту – пойди, поймай его. Но это все не воспринималось как серьезное неудобство, все к этому привыкли. На новом месте работы я конечно оценил автоматизацию – не нужно заполнять журналов, не надо тратиться на канцелярию, в панике искать нужный ключ – ввел свой код, ввел ВИН машины, нужный слот подсветился – быстро.

Анна, сотрудник регионального дилерского центра
Систему хранения ключей нам привезли, установили и настроили буквально за полдня. И это стало огромным облегчением – сотрудники на ресепшн больше не отвлекаются на приемку/выдачу ключей, они не теряются. Не нужно вести бесконечные журналы учета (которые честно говоря, велись так себе), не нужно пересчитывать все ключи в конце дня. Интересный момент – конкретно наша модель ключницы имеет встроенный профессиональный алкотестер. Сотрудники салона или потенциальные клиенты не смогут получить ключи от машины для тест-драйва в состоянии легкого или остаточного опьянения. Система все записывает на видео – кто приходил, какой ключ взял, как прошел алкотестер. Это удобно и позволяет избегать конфликтных и неприятных ситуаций.

Быстрая интеграция в существующие процессы, существенная экономия времени при работе с клиентом и легкость в использовании, делают Автоматическая система хранения ключей Valberg лучшим решением для хранения и персональной выдачи большого количества ключей.

Источник статьи: http://sec4all.net/modules/myarticles/article.php?storyid=1756

Порядок хранения, учёта и выдачи аварийных ключей (ЧС)

Сегодня мы поговорим о порядке хранения на объекте аварийных комплектов ключей от помещений арендаторов, процедуре периодической проверки ключей, находящихся на хранении, и, разумеется, алгоритме выдачи ключей в случае чрезвычайной ситуации.

Внутренний объём любого Здания поделён на модули, которые, за исключением технических помещений и мест общего пользования (холлы, туалеты, зоны Retail), как правило, сданы в аренду. Контроль доступа в арендуемые помещения осуществляется при помощи установки механических замков или Системы контроля и управления доступом (СКУД). Разумеется, от каждого помещения существует как минимум два комплекта механических ключей, один из которых передаётся арендатору по факту подписания договора аренды, а второй остаётся на хранении в Управляющей компании.

И вот здесь, дорогие коллеги, принципиально важно вне зависимости от плотности «нарезки» внутренних площадей изначально грамотно поставить на объекте процесс учёта ключей от всех помещений. Ибо сразу сделать по-человечески всегда проще, чем потом разгребать «завалы».

Основные принципы грамотного построения процесса хранения аварийных комплектов ключей:

1. Управляющая компания должна иметь экстренный доступ в любое арендуемое помещение в случае Чрезвычайной ситуации (пожар, авария трубопроводных, электрических, механических систем и др.). Необходим комплект аварийных (ЧС) ключей от каждого помещения, ключи должны быть актуальными (соответствовать дверным замкам);
2. Ключи необходимо хранить в охраняемом помещении с оперативным доступом для технического персонала. Для хранения целесообразно использовать специализированный шкаф;
3. Все операционные процедуры с ключами (приём на хранение, проверка, выдача, вскрытие пенала при ЧС) должны быть документально прописаны, ответственные лица – ознакомлены под роспись. Обязательно оформление реестра аварийных ключей.

Оптимальным считаю создание и внедрение стандартизированной операционной процедуры (положения), в котором сжато, четко и понятно прописана последовательность действий при всех манипуляциях с ключами.

Рассмотрим по порядку основные моменты:

I. Организация хранения аварийных (ЧС) ключей

Как я обозначил выше, на объекте в обязательном порядке следует выделить место для хранения аварийных ключей от помещений арендаторов. Где разумно хранить ключи?

• В помещении охраны (в интегрированной проходной, мониторной комнате);
• На ресепшн в холле первого этажа здания

Руководствоваться необходимо следующими принципами – ключи должны храниться в месте нахождения круглосуточного поста службы безопасности, обязательно видеонаблюдение 24 часа в сутки, но при этом доступ к модулю хранения аварийных ключей не должен быть затруднён, иначе в случае ЧС на поиск необходимого ключа уйдёт непозволительно много времени.

Как хранить ключи?

Аварийный ключ (или ключ-карту) от каждого помещения разумно хранить в индивидуальном алюминиевом пенале (тубусе). Каждый тубус должен быть опломбирован номерной пломбой (пластиковой или самоклеящейся, на Ваш выбор). На каждый пенал (тубус) необходимо нанести информацию: наименование арендатора, этаж, номер помещения.

Модуль для хранения тубусов – это металлический шкаф, тумбочка или сейф. Приоритет стоит отдавать решениям, обеспечивающим наибольшее удобство размещения в сочетании с минимальным временем поиска необходимо пенала. Лично я считаю наиболее эффективным использование специализированных металлических шкафов (пенальниц серии КЛ-xxП) — просто хранить, просто найти нужный тубус. Шкафы навесные, поэтому занимают минимум места.

Добавлю также, что на модуль хранения необходимо нанести соответствующую надпись, облегчающую идентификацию, например «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».

II. Прием и выдача ключей от помещения арендаторов

При въезде арендатора в помещение первичная выдача ключей осуществляется по акту приёма-передачи. Ответственному лицу арендатора передаётся один комлект ключей от помещения, второй комплект (ЧС) помещается в пенал (тубус), который сдаётся на хранение. При такой схеме арендатору нет необходимости ежедневно сдавать и получать ключ у представителя службы безопасности.

В случае, если арендатор по ряду причин полагает невозможным ношение ключа (нет постоянного ответственного лица, люди приходят в разное время и т.д.), на ресепшн размещается специальный документ «Журнал регистрации ключей». Каждый раз, когда арендатор получает/сдаёт ключ от помещения, сотрудник охраны вносит необходимую информацию в журнал (форма прилагается). Факт действий с ключом подтверждается двумя подписями – сотрудника безопасности и представителя арендатора.

III. Порядок проверки соответствия (актуальности) ключей

Проверка производится 1 раз в 12 месяцев или чаще, если того требует ситуация (заменён замок, произошла кража и др). Для проведения проверки потребуется следующее:

— реестр ЧС (аварийных) ключей от арендуемых помещений;

— бланк акта вскрытия пенала (тубуса) в двух экземплярах для каждого арендатора;

— номерные пломбы-наклейки (или пластиковые контрольные пломбы);

Для выполнения этой задачи от Управляющей компании создаётся группа из 2-х человек из числа административно-технического персонала, которая осуществляет последовательный обход 100 % помещений и в присутствии представителей арендаторов выполняет следующие действия:

1. вскрытие пенала (тубуса) с ключом;
2. проверку соответствия ключа замку;
3. помещение аварийного ключа в пенал (тубус) и опломбировку пенала;
4. подписание совместного с арендатором акта (форма прилагается)

Повторно обращаю Ваше внимание на тот факт, что любые из вышеперечисленных действий выполняются только в присутствии представителя арендатора. Также настоятельно рекомендую манипуляции с ключами выполнять в резиновых перчатках, чтобы не оставлять отпечатков пальцев – жизнь штука сложная и не стоит брать на себя совершенно необязательные риски.

IV. Порядок вскрытия помещений арендаторов при возникновении ЧС

В случае наличия признаков Чрезвычайной ситуации в помещении арендатора (сработка противопожарных систем, течь воды, бытовой канализации и др.), группа быстрого реагирования (ГБР) состоящая, как правило, из сотрудника службы безопасности и дежурного технического специалиста, прибывает к месту хранения аварийных ключей. Старший смены охраны извлекает из «Шкафа для хранения аварийного комплекта ключей» опечатанный пломбой тубус и вскрывает его.

После вскрытия тубуса аварийный комплект ключей выдаётся ГБР и в присутствии старшего смены охраны производится вскрытие помещения арендатора. По факту устранения аварийной ситуации, помещение закрывается на ключ дежурным техническим специалистом из состава ГБР в присутствии не менее 2-х человек из службы охраны.

Ключи от помещения арендатора передаются старшему смены охраны, который упаковывает их в тубус (пенал) и опечатывает новой номерной индикаторной пломбой-наклейкой. Номер новой пломбы заносится в «Акт о вскрытии помещения».

Тубус, опечатанный новой пломбой, возвращается на хранение в «Шкаф для хранения аварийного комплекта ключей».

Арендатору по e-mail направляется уведомление о чрезвычайной ситуации с приложением электронной копии «Акта о вскрытии помещения». Оригиналы актов подписываются непосредственно у ответственного представителя арендатора сотрудником Управляющей компании из состава административно-технического персонала. Отмечу, что описанные выше действия необходимо выполнить максимально оперативно – непосредственно в день ЧС или максимум на следующий день. Если ЧС произошла в выходные или праздничные дни, документы оформляются в первый рабочий день после праздников.

Уточнения и рекомендации

1. Арендатор в обязательном порядке должен быть оповещён о ЧС до того момента, как ГБР вскроет помещение. Именно поэтому в Договор аренды необходимо изначально включать номера телефонов для экстренной связи с представителями арендатора. Оповещение арендатора осуществляет специально назначенное лицо от Управляющей компании строго по мобильному телефону с установленным программным обеспечением для записи разговоров. Запомните – это очень важно, все разговоры должны быть записаны.
2. Не раз встречал на объектах утверждённые процедуры, в соответствии с которыми дежурный технический специалист обязан оформить «Служебную записку о вскрытии тубуса помещения арендатора» сразу после получения ключей (формы записок могут различаться). Друзья, при угрозе развития ЧС заниматься этим делом — полнейшая глупость и все силы необходимо сконцентрировать на оперативном доступе в помещение и ликвидации аварийной ситуации. Здесь действует простой принцип: сначала ликвидируется ЧС, а потом оформляются документы. Не зря ведь при вскрытии помещения присутствуют 3 человека, два из которых — сотрудники службы безопасности. Моя позиция в данном вопросе проста: нет совершенно никакой необходимости заставлять дежурного техника заниматься бумагомарательством, оформлением документов занимается строго охрана.
3. Все манипуляции с ключами должны быть документально оформлены в виде Положения, утверждённого Генеральным директором. К Положению в обязательном порядке прилагается Лист ознакомления с подписями персонала. Положение, как и другие основные документы, хранится в шкафу с документацией.
4. Если дверь арендуемого помещения оснащена обычным замком и СКУД, и при этом компоненты никак не связаны между собой, то комплект аварийных ключей должен включать в себя как механический ключ, так и электронную карту. Дело в том, что чрезвычайные ситуации в помещениях далеко не всегда (к счастью) связны с неконтролируемым горением, а зачастую являются следствием неисправностей различного вида инженерного оборудования. А при отсутствии признаков пожара в помещении, как известно, не сработает противопожарный алгоритм и система СКУД не будет отключена. И в этом случае ГБР воспользуется электронной картой для разблокировки электронного замка, что быстро и удобно.
5. Регулярно проверяйте соответствие аварийных ключей замкам помещений – не реже 1 раза в год. Особенно это актуально для объектов с «мелкой нарезкой», когда в здании сдаётся в аренду большое количество помещений малой площади. Когда арендаторов много и они часто меняются, весьма вероятна ситуация несанкционированной смены дверного замка.

Друзья, на этом всё. Если у Вас возникли вопросы — пожалуйста, пишите мне на vy@telluma.ru

Также на моём YouTube канале вы можете посмотреть видео, посвящённое затронутым в статье вопросам. Подписывайтесь, чтобы не пропустить актуальную и интересную информацию!

Источник статьи: http://www.telluma.ru/poryadok-hraneniya-uchyota-i-vydachi-avarijnyh-klyuchej-chs/