Прием сотрудника с личным автомобилем

Налоговое планирование: как оформить отношения с сотрудником с личным автомобилем?

По правилам трудового законодательства сотруднику, который использует личный автомобиль в интересах работодателя, полагается компенсация (ст. 188 ТК РФ). В то же время транспортное средство (далее — ТС) работника можно взять в аренду, оформив соответствующий договор (ст.ст. 642 — 649 ГК РФ).

Однако договор аренды транспортного средства лучше заключать без предоставления услуг по управлению: ведь наличие экипажа предполагает, что его члены являются работниками арендодателя (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ), а это требование в рассматриваемой ситуации нереализуемо (сотрудник не может заключить трудовой договор сам с собой).

Таким образом, основными способами по оформлению отношений с работником, использующим собственный транспорт в служебных целях, являются:

• заключение договора аренды транспортного средства без экипажа;
• выплата компенсации за использование личного имущества.

Рассмотрим подробнее, какие последствия с точки зрения налогообложения возникают у организации при каждом из них.

Отношения с сотрудником с личным автомобилем

По правилам трудового законодательства сотруднику, который использует личный автомобиль в интересах работодателя, полагается компенсация (ст. 188 ТК РФ). В то же время транспортное средство (далее — ТС) работника можно взять в аренду, оформив соответствующий договор (ст.ст. 642 — 649 ГК РФ).

Однако договор аренды транспортного средства лучше заключать без предоставления услуг по управлению: ведь наличие экипажа предполагает, что его члены являются работниками арендодателя (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ), а это требование в рассматриваемой ситуации нереализуемо (сотрудник не может заключить трудовой договор сам с собой).

Таким образом, основными способами по оформлению отношений с работником, использующим собственный транспорт в служебных целях, являются:

• заключение договора аренды транспортного средства без экипажа;
• выплата компенсации за использование личного имущества.

Рассмотрим подробнее, какие последствия с точки зрения налогообложения возникают у организации при каждом из них.

Дополнительно: ответственность работника

Стоит отметить, что сдача в аренду автомобиля физическим лицом может быть признана предпринимательской деятельностью и повлечь для работника следующие виды ответственности, если он не зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя (далее — ИП):

Верховный Суд РФ в пункте 13 Постановления от 24.10.2006 № 18 отметил, что отдельные случаи оказания услуг лицом, не зарегистрированным в качестве ИП, не влекут за собой наступление ответственности, если объемы услуг и иные обстоятельства не свидетельствуют о направленности деятельности на систематическое получение прибыли.

Какие объемы считаются достаточными для наступления ответственности, суд не указал.

Полагаем, что к ситуации, когда работник сдает в аренду работодателю свой единственный автомобиль, разъяснения Верховного Суда РФ применимы. Тем не менее риск привлечения работника к ответственности остается, однако сделать это могут только правоохранительные или налоговые органы исключительно в судебном порядке.

Итак, мы рассмотрели налоговые последствия в зависимости от способа оформления отношений с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях. Применяя предоставленные рекомендации, ваша организация сможет сэкономить на налогах.

О порядке заключения договора аренды транспортного средства без экипажа и его налоговых последствиях читайте в ближайших номерах журнала.

Всю представленную информацию можно найти в системе ИТС ПРОФ в разделе «Юридическая поддержка» (рис. 1).

Страховые взносы и взносы «на травматизм»

Аренда

Арендная плата, получаемая сотрудником, не признается объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Что касается страховых взносов «на травматизм», то они будут начисляться на плату по договору аренды ТС без экипажа, если это условие будет предусмотрено в договоре (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Компенсация

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается страховыми взносами, в том числе взносами «на травматизм», в пределах установленных законодательством норм (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Обращаем внимание, что если автомобили принадлежат сотрудникам на основании доверенности, а не на праве собственности, то такое имущество также признается «личным» и компенсация за его использование не облагается страховыми вносами (постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № Ф09-4349/13, от 29.05.2013 № Ф09-4358/13).

Поскольку в целях исчисления взносов нормы компенсаций за использование личного транспорта не установлены, сумма компенсации за использование сотрудником личного автомобиля не облагается страховыми взносами в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

При этом использование личного автомобиля должно быть обусловлено должностными обязанностями работника (разъездной характер работы и т. п.) (см. письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19, от 12.03.2010 № 550-19, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Рекомендации

Обязательств перечислять страховые взносы у арендодателя не возникает как при аренде, так и при выплате компенсации. Поэтому в отношении страховых взносов налоговые последствия одинаковы.

Аренда

Плата по договору аренды ТС без экипажа, полученная сотрудником, облагается НДФЛ в полном объеме, поскольку является его доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

При этом, по мнению контролирующих органов, организация-арендатор признается налоговым агентом в соответствии со статьей 226 НК РФ (см. письма Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5601, от 23.10.2012 № 03-04-08/8-362).

Компенсация

При выплате работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать следующее.

Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ от налогообложения освобождаются все виды установленных законодательством выплат, которые связаны с исполнением работниками своих обязанностей.

Нормы выплат компенсации за использование личного транспорта в служебных целях главой 23 НК РФ не установлены, поэтому НДФЛ не облагается вся сумма компенсации, установленная соглашением между работником и работодателем (см. письма Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11996, от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 21.12.2012 № 03-04-06/3-357, от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228).

Стоит также отметить, что, по мнению контролирующих органов, не облагается НДФЛ только компенсация, выплаченная сотруднику, который является собственником автомобиля (письма Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228, ФНС России от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@).

Исключение составляют случаи, когда автомобиль приобретен супругами в браке: выплата за использование такого транспортного средства также не облагается НДФЛ (письма Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004, от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).

Рекомендации

Вне зависимости от того, на каком основании сотрудник пользуется автомобилем, выплата арендной платы порождает обязанность работодателя удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет. При компенсации такие обязанности у организации-арендатора возникают, только если работник не является собственником переданного в аренду транспортного средства.

Налог на прибыль

Аренда

При заключении с сотрудником договора аренды транспортного средства без экипажа работодатель может учесть в расходах арендную плату (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). В соответствии со статьей 644 ГК РФ организация-арендатор в течение всего срока договора обязана поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, в том числе осуществлять его текущий и капитальный ремонт (это правило нельзя изменить условием договора). Кроме того, арендатор несет расходы на содержание, эксплуатацию и страхование ТС, если договор не предусматривает обратного (ст. 645 ГК РФ).

Исходя из этого, организация, арендующая автомобиль у сотрудника, по условиям договора может нести все расходы, а именно:

• капитальный и текущий ремонт;
• оплату горюче-смазочных материалов (ГСМ), мойки и стоянки автомобиля, прохождение планового технического осмотра (ТО) и т. п.;
• страхование автомобиля и ответственности водителя;
• другие расходы, связанные с содержанием автомобиля.

При этом все указанные затраты организация-арендатор сможет учесть в расходах по налогу на прибыль (письма Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-06/1/844, от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

Эти расходы можно включить и в состав арендной платы, но в таком случае они будут облагаться НДФЛ как полученный доход.

Компенсация

При выплате сотруднику компенсации в расходах по налогу на прибыль можно учесть лишь суммы в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Так, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно норма составляет 1 200 руб. в месяц, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см включительно норма равна 1 500 руб. в месяц. Суммы, превышающие указанные нормы, при исчислении налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, компенсация в пределах таких норм уже включает в себя расходы на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт ТС. Это означает, что дополнительно данные расходы на автомобиль не могут быть отнесены к расходам, уменьшающим доходы (см., например, письма Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11996, от 16.11.2006 № 03-03-02/275, от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@, от 04.03.2011 № 16-15/020447@, решение ВАС РФ от 14.09.2009 № ВАС-10278/09, постановление ФАС Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3).

Обращаем внимание на то, что компенсация за использование автомобиля не выплачивается, если работодатель заключил с работником договор аренды ТС (письма Минфина России от 13.02.2007 № 03-03-06/1/81, от 29.11.2006 № 03-03-04/1/806).

Рекомендации

Размер компенсации, которую можно учесть в расходах, ограничен, в то время как при заключении договора аренды все расходы на автомобиль учитываются без ограничений.

Следовательно, с точки зрения налога на прибыль оформление договора аренды ТС без экипажа является более выгодным, чем выплата компенсации.

Источник статьи: http://buh.ru/articles/documents/15109/

Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

• Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
• Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
• Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
• Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.

Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены. Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем письме от 25.03.2019 г. № 03-03-06/1/20067.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.

Путевой лист

• если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
• если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

Источник статьи: http://www.klerk.ru/buh/articles/490942/