- Аренда организацией личного транспорта работников: налоговый и бухгалтерский учет
- Сдача личного автомобиля организации
- Аренда автомобиля на ООО у частного лица – как правильно арендовать авто у работника этого же ООО, или у постороннего?
- 1. Обговорите все важные моменты аренды
- 2. Подготовьте документы
- 3. Заключите договор аренды
- Например, обязательно в договоре следует прописать:
- Образец договора аренды автомобиля без экипажа:
- 4. Оформите акт приема-передачи автомобиля
- 5. Подготовьте документы, подтверждающие транспортные расходы
- Нюансы аренды ТС для ООО у другого ООО или ИП – что предусмотреть?
- Например, следует обсудить:
- Санкт-Петербург 8 (812) 627-14-02; Москва 8 (499) 350-44-31
- Последние новости
- Принят закон, который обязывает родителей после развода обеспечить детей жильем
- Индексация пенсий работающим пенсионерам в 2020 году — свежие новости
- Изменения в ОМС в 2020 году – новые анализы в списке бесплатных, новые правила лечения
Аренда организацией личного транспорта работников: налоговый и бухгалтерский учет
Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа. Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб. в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).
Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.
Гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает два вида договоров аренды транспортного средства, в том числе договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации — договор аренды транспортного средства без экипажа (статьи 642—649 ГК РФ) 1 .
В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.
Арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Кроме того, согласно статьям 636, 645 и 646 Гражданского кодекса арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное.
В рассматриваемом случае это прямо предусмотрено договором аренды.
В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (например, на ГСМ, запчасти, мойку) организация вправе включать в расходы на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта 2 . Все перечисленные расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии соответствия критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ (т. е. расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены).
Следует отметить, что плательщиками транспортного налога являются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства (ст. 357 НК РФ). Это означает, что в рассматриваемой ситуации исчисление и уплату транспортного налога должны осуществлять физические лица — арендодатели.
Путевой лист
Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.
В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организации, не относящиеся к организациям автомобильного транспорта, могут разработать свою форму путевого листа. Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные указанной нормой 3 , а именно:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Если организация разработала свою форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике.
В соответствии с разъяснениями Росстата 4 на оборотной стороне формы № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.
На необходимость включения в состав реквизитов путевого листа маршрута поездки указывается и Минфином России 5 . По мнению главного финансового ведомства, подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Вместе с тем, судя по тому, что разрешается еженедельное (даже ежемесячное) составление путевого листа 6 , организация может самостоятельно решить, исходя из характера разъездов, каким образом заполнить путевой лист, чтобы соблюсти требование об указании маршрута (в рассматриваемом случае — по факту, поскольку конкретный маршрут не известен).
Необходимо отметить, что такая запись, как «разъезды по городу», налоговый орган с большой долей вероятности не устроит. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (например, поездка в банк, на переговоры к контрагенту).
Обратите внимание
Для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие показатели:
- реальная протяженность маршрута;
- фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра;
- фактический расход топлива на 100 км;
- нормы потребления топлива на 100 км.
Затраты на ГСМ
Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).
Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат.
Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.
По нашему мнению, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы «пик», климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.
НДФЛ и страховые взносы
Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг, являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).
В случае если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом Российской Федерации, производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).
Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами.
Бухгалтерский учет
Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.
В соответствии с п. 2 ст. 8 закона о бухгалтерском учете имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в организации. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, используются забалансовые счета.
У арендатора учет арендованного автотранспортного средства осуществляется на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре.
Если арендованное имущество используется арендатором для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, то согласно п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности.
В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.
В бухгалтерском учете арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль.
На наш взгляд, при этом могут быть использованы следующие бухгалтерские проводки:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 — 3000 руб. — начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц» —390 руб. — удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%;
Дебет 73 Кредит 50 (51) — 2610 руб. — выплачено вознаграждение исполнителю;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 (76, 60) — списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.
Валерий Молчанов,
Сергей Родюшкин,
эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ
Статья опубликована в журнале
«Налоговая политика и практика»
№ 8 август 2010
1 Договор аренды транспортного средства с предоставлением таких услуг — договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется статьями 632—641 ГК РФ.
2 См. письма Минфина России от 28.12.2005 № 03-03-04/1/463, УФНС России по г. Москве от 13.10.2007 № 20-12/035154.
3 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117.
4 Письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.
5 Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.
6 См. письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 03.02.2006 № 03-03-04/2/23.
Источник статьи: http://www.garant.ru/article/290838/
Сдача личного автомобиля организации
Не все организации имеют свой автопарк, иногда приходится заимствовать транспорт у сотрудников — или других фирм.
Расскажем, как зафиксировать документационно эксплуатацию автомобиля в служебных целях, и определим все нюансы оформления аренды транспортного средства для ООО у физического лица и компании.
Содержание статьи:
Аренда автомобиля на ООО у частного лица – как правильно арендовать авто у работника этого же ООО, или у постороннего?
Часто руководитель организации предлагает компенсировать расходы в денежном эквиваленте владельцу авто через договор аренды транспортного средства.
Во многих случаях, этот вариант возмещения расходов становится оптимальным и выгодным для обеих сторон.
Чтобы арендовать транспорт, необходимо следовать такой инструкции:
1. Обговорите все важные моменты аренды
- На какой срок будет арендовано авто.
- Кто сможет еще пользоваться машиной.
- За какую плату будет происходить сделка.
- Как будут возмещаться расходы – с их расчетом или определенной суммой ежемесячно.
- Какие права останутся у владельца на транспорт, какие будут у арендателя.
- В каких целях будет использоваться транспорт – для перевозки пассажиров несовершеннолетнего возраста, для транспортировки документации, для перевозки руководителя организации и т.п.
- На какое расстояние будет ездить водитель.
Вопросов может быть много, поэтому ориентируйтесь, в зависимости от деятельности компании и вида транспортного средства.
2. Подготовьте документы
Рассмотрим, какие бумаги должны быть у руководителя ООО, если сделка проходит с физическим или юридическим лицом.
С кем заключается договор
Какие документы предоставить?
Физическое лицо
— Копия свидетельства о праве собственности.
— Копия свидетельства о регистрации автомобиля.
— Копия паспорт гражданина РФ.
— Копия водительского удостоверения.
— Справка из банка с указанием реквизитов счета.
Юридическое лицо
— Копия устава в последней редакции со всеми изменениями и дополнениями (все листы, включая последний с отметкой налоговой инспекции о проведенной регистрации).
— Копия документа (протокола, решения) об избрании единоличного исполнительного органа юридического лица (генерального директора, директора, президента и др.).
— Копия документа, подтверждающего полномочия лица, подписывающего договор от имени контрагента.
— Всю документацию на транспортное средство, копии.
Неважно, работает ли гражданин в компании, с которой будет заключать договор. Процедура заключения договора аренды одинакова.
3. Заключите договор аренды
Существует 4 типа договоров, при которых возможна аренда транспортных средств. О них мы писали подробно.
Определите, какой тип вам подходит, и составьте договор. В нем следует указать все важные моменты.
Например, обязательно в договоре следует прописать:
- Стоимость аренды.
- Порядок оплаты.
- Права и обязанности сторон.
- Право передачи авто третьим лицам.
- Сфера эксплуатации транспорта.
- Ограничение пробега.
- Расходы арендодателя и арендатора.
| Основные виды затрат, возникающие при аренде ТС Договор аренды авто без экипажа Договор аренды авто с экипажем Услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля Не предоставляет арендодатель. Ложатся полностью на арендодателя. Обязанности по поддержанию автомобиля в надлежащем состоянии Оплата труда водителя Оплачивает работу арендатор. Страхование автомобиля и ответственность за ущерб, который может быть нанесен этим транспортным средством Возлагается на арендодателя. Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля По соглашению сторон. По соглашению сторон. Можно прописать в договоре любые вопросы, которые вас волнуют, и только после этого подписывать документ. Образец договора аренды автомобиля без экипажа:
Готовый бланк договора аренды автомобиля с экипажем можно бесплатно скачать здесь в формате WORD Готовый бланк договора аренды транспортного средства у физического лица можно бесплатно скачать здесь в формате WORD Готовый бланк договора аренды транспортного средства между юридическими лицами без экипажа можно бесплатно скачать здесь в формате WORD Готовый бланк договора аренды транспортного средства между юридическими лицами с экипажем можно бесплатно скачать здесь в формате WORD 4. Оформите акт приема-передачи автомобиляСоставьте документ самостоятельно — или обратитесь к юристу. Форма может быть произвольной, но — удовлетворять требованиям сторон. Готовый бланк акта приема-передачи транспортного средства можно бесплатно скачать здесь в формате WORD Старайтесь указывать правдивые данные об автомобиле, иначе ремонтировать транспорт потом придется самостоятельно (конечно, если не будет прописано в договоре другое). 5. Подготовьте документы, подтверждающие транспортные расходыЧтобы бухгалтерия приняла ваши расходы по транспорту, нужно документально их подтвердить. Оформите такие бумаги:
Можно приложить и другие документы. Главное, чтобы они отражали транспортные расходы. Образец путевого листа:
Пример заполнения путевого листа:
Оформляется путевой лист по форме, установленной бухгалтерией. Поэтому самостоятельно их оформлять не нужно. Получите форму, а затем впишите данные. Нюансы аренды ТС для ООО у другого ООО или ИП – что предусмотреть?Условий заключения договора аренды с другой компанией нет. Все нюансы обговариваются сторонами и прописываются в договоре. Например, следует обсудить:
Процедура заключения договора аренды — такая же, как мы указали выше. Все нюансы прописываются в договоре. Собираются документы на транспорт, личные документы представителей организации, документация компаний (устав и др.), банковские бумаги. Не забудьте про доверенность! Если заключается договор с представителем ООО или ИП, то у него должна быть оформлена доверенность, причем обязательно заверенная нотариусом! По сути, если следовать инструкции, то проблем с оформлением у вас не возникнет. Перечитывайте документы, прежде чем подписать. Если не хотите заниматься их оформлением — обратитесь к юристу. Остались вопросы? Просто позвоните нам: Санкт-Петербург |
