Цель приобретения легкового автомобиля

Автомобиль в компании: принимаем к учету

Как бухгалтеру оформить покупку автомобиля? В чем отличие покупки нового авто от б/у? Как определить первоначальную стоимость и какие налоги придется уплатить? — читайте в статье.

Покупка авто в организации

Как новые, так и бывшие в употреблении автомобили приобретают по договору купли-продажи. Если организация покупает транспортное средство у юридического лица, то необходимо оформить счет-фактуру и накладную. Кроме того, нужно оформить акт приема-передачи. Можно использовать форму № ОС-1 или свободную. Кто будет составлять акт (продавец или покупатель) зависит от того, новая машина или нет.

На новые автомобили продавец выписывает накладные, но акт по форме № ОС-1 не составляет, поэтому его нужно будет заполнить самостоятельно.

Если же компания приобрела б/у автомобиль у другой организации, то акт должен составить продавец, включив туда не только данные бухучета, но и сведения, необходимые для расчета амортизации в налоговом учете: амортизационную группу, срок полезного использования и фактический срок эксплуатации.

Вместо отдельного акта продавец вправе выдать УПД. В этом случае нужно попросить дополнительно указать амортизационную группу, срок полезного использования, а также фактический период эксплуатации в универсальном документе. Без них придется устанавливать срок полезного использования, как по новым авто, а это невыгодно.

Далее нужно открыть инвентарную карточку по форме № ОС-6. Образцы бланков ОС-1 и ОС-6 можно найти в Постановлении Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие торговлю транспортными средствами в предусмотренном законодательством РФ порядке, не регистрируют транспортные средства, предназначенные для продажи.

Оформление автомобиля

Приобретенное транспортное средство отражается в бухгалтерском учете по первоначальной стоимости, включающей все фактические затраты, связанные с покупкой: сумму, уплаченную поставщику; посреднические вознаграждения; оплату информационных и консультационных услуг; прочие расходы, связанные с приобретением ТС (п. 8 ПБУ 6/01).

Затраты на приобретение ОС отражаются по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сформированная первоначальная стоимость объекта списывается со счета 08, субсчет 08-4, в дебет счета 01 «Основные средства» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Госпошлину за регистрацию машины в ГИБДД лучше включить в первоначальную стоимость машины как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Такие разъяснения есть в письме Минфина России от 29.09.2009 № 03-05-05-04/61. Если списать пошлину единовременно как прочие расходы, то налоговая может обвинить компанию в занижении налога на прибыль. Так как, включив пошлину в первоначальную стоимость автомобиля, компания списывала бы этот расход дольше, через амортизацию.

В случае, если автомобиль взили в кредит, то проценты по кредиту не надо включать в первоначальную стоимость. Их можно учесть в расходах отдельно, как проценты по любым другим долговым обязательствам.

Входной НДС, предъявленный продавцом, тоже не входит в первоначальную стоимость машины. Если организация примет к вычету НДС до регистрации авто в ГИБДД, то существует риск того, что налоговые органы откажут в вычете. Судебная практика по данному вопросу сложилась в пользу налогоплательщиков, но во избежание спора с контролирующими органами целесообразно принимать НДС к вычету после регистрации автомобиля в ГИБДД.

Начисление амортизации

Начисление амортизации по приобретенному ТС начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бухгалтерскому учету (п. 21 ПБУ 6/01). В налоговом учете — с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода машины в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ). Расчет годовой суммы амортизационных начислений производится линейным способом на основании первоначальной стоимости объектов и нормы амортизации, определенной исходя из срока их полезного использования.

Установленный срок полезного использования для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 3,5 литра и высшего класса составляет от 7 до 10 лет включительно (коды 15 3410130 — 15 3410141, для остальных легковых автомобилей — от 3 до 5 лет включительно (код 15 3410010).

Срок полезного использования для грузовиков

Автомобиль	Срок полезного использования (код ОКОФ)
Автомобили грузоподъемностью до 0,5 тонны	Свыше 3 до 5 лет включительно (код 15 3410191)
Автомобили грузоподъемностью свыше 0,5 до 5 тонн включительно, дорожные тягачи для полуприцепов (бортовые, фургоны, автомобили-тягачи, автомобили-самосвалы)	Свыше 5 до 7 лет включительно (код 15 3410020)
Автомобили грузоподъемностью свыше 5 тонн	Свыше 7 до 10 лет включительно (коды 15 3410195 — 15 3410197)
Автомобили-тягачи седельные	Свыше 7 до 10 лет включительно (коды 15 3410210 — 15 3410216)

Совет: Выберите минимальный срок использования, чтобы не растягивать амортизацию машины, а, наоборот, быстрее списать расходы на ее покупку

Что делать, если вы приобрели б/у авто и в учете продавца он полностью самортизирован?

Тогда срок использования можно установить самостоятельно. Его может определить технический специалист исходя из состояния автомобиля. Не стоит устанавливать короткий срок, чтобы списать стоимость автомобиля быстрее. Если компания будет эксплуатировать машину несколько лет, то при проверке налоговая признает расчет амортизации неверным, а налог заниженным.

Пример
Согласно ОКОФ срок полезного использования автомобиля составляет 5 лет. Первоначальная стоимость легкового автомобиля — 500 650 руб. Годовая норма амортизации равна 20% (100% / 5 лет). Годовая сумма амортизации составляет 100 130 руб. (500 650 руб. x 20%), соответственно месячная — 8344,16 руб. (100 130 руб. / 12 мес.).

В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

• Дебет 01, Кредит 08 — 500 650 руб. — автомобиль принят к эксплуатации;
• Дебет 20, 26, 44, Кредит 02 — 8344,16 руб. — начислена месячная сумма амортизации.

Если организация приобрела автомобиль, бывший в эксплуатации, то в налоговом учете согласно п. 12 ст. 259 НК РФ срок полезного использования определятся как разность нормативного срока эксплуатации объекта и срока его фактической эксплуатации. В бухгалтерском учете также можно использовать данный метод для определения срока полезного использования автомобиля. Иными словами, организация может учесть срок полезного использования имущества, в течение которого оно принадлежало предыдущему владельцу.

При расчете налога на прибыль перенос расходов на приобретение автомобиля возможен через амортизацию с применением линейного или нелинейного метода (ст. 259 НК РФ). Делая выбор, бухгалтер должен определить, что важнее: уменьшить налоговую базу по прибыли или упростить себе работу.

Как оформить ОСАГО бухгалтеру

Договор обязательного страхования обычно заключается на один год и в дальнейшем продлевается. Поскольку расходы по страхованию относятся к нескольким периодам, то они отражаются в бухгалтерском учете на счете 97 «Расходы будущих периодов» и их равномерно списывают в течение срока действия договора.

Для целей налогообложения расходы на ОСАГО владельцев транспортных средств включаются в состав прочих расходов в пределах утвержденных тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Для организаций, которые применяют метод начисления, порядок списания расходов указан в п. 6 ст. 272 НК РФ. Если договор заключен на срок, равный отчетному периоду или меньше его, затраты признаются в том отчетном периоде, в котором были оплачены страховые взносы. Когда по условиям договора страхования предусмотрена оплата страхового взноса разовым платежом за срок более одного отчетного периода, то он признается в расходах равномерно в течение срока действия договора.

При использовании кассового метода страховые взносы можно исключить из налогооблагаемой прибыли в тот день, когда они перечислены страховщику (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Транспортный налог на авто в компании

По транспортному налогу в течение года нужно перечислять авансовые платежи, если они установлены в региональном законе.

Если компания приобрела и поставила на учет в ГИБДД автомобиль в III квартале, то может потребоваться перечислить аванс. Его рассчитывают исходя из мощности двигателя по данным паспорта транспортного средства. Кроме того, нужно учесть коэффициент, равный числу полных месяцев, в течение которых автотранспорт зарегистрирован на компанию, деленному на количество месяцев в отчетном периоде (п. 3 ст. 362 НК РФ). При этом месяц регистрации автотранспорта считается полным месяцем.

По итогам года налог надо заплатить в инспекцию за вычетом авансовых платежей. При расчете налога на прибыль авансовые платежи и сумму транспортного налога учитывайте в составе прочих расходов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Авансовые платежи рассчитывают без учета повышающих коэффициентов для дорогостоящих автомобилей (письмо Минфина России от 11.04.2014 № 03-05-04-01/16508). Эти коэффициенты применяют только по итогам года. Отчетность по транспортному налогу сдают не позднее 1 февраля (п. 3 ст. 363.1 НК РФ). Расчеты налога за квартал составлять не нужно.

Если транспорт зарегистрирован на обособленное подразделение, налог необходимо перечислять по местонахождению этого подразделения (п. 5 ст. 83 НК РФ).

Источник статьи: http://school.kontur.ru/publications/409

О подтверждении использования автомобиля в служебных целях

Письмо Министерства финансов РФ от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 [О ПОДТВЕРЖДЕНИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ]

Эксперт “НА” Т.Ю. Легарова

Вопрос. На организации числится автомобиль, на котором ездит генеральный директор. Бензин он оплачивает за счет собственных средств (не хочет собирать чеки), и налоговую базу по налогу на прибыль фирма на такие расходы не уменьшает. Можно ли в этом случае суммы амортизации, которые начисляются по автотранспортному средству, относить к расходам, учитываемым при расчете налогооблагаемой прибыли? Могут ли путевые листы, заполненные с указанием пробега и мест назначения поездок (но без указания затрат на бензин), служить доказательством тому, что автомобиль используется в производственных и управленческих целях?

Ответ. Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее.

В целях главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 настоящего Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Амортизируемым имуществом в целях главы 25 Кодекса признаются имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика на праве собственности (если иное не предусмотрено настоящей главой), используются им для извлечения дохода и стоимость которых погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 10 000 рублей (п. 1 ст. 256 Кодекса).

Согласно пункту 1 статьи 257 Кодекса, под основными средствами в целях настоящей главы понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией.

В соответствии с подпунктом 3 пункта 2 статьи 253 Кодекса сумма начисленной амортизации учитывается для целей налогообложения прибыли в составе расходов, связанных с производством и реализацией.

Таким образом, сумма начисленной амортизации по автотранспортному средству учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании подпункта 3 пункта 2 статьи 253 Кодекса.

Что касается вопроса порядка применения путевых листов легкового автомобиля, сообщаем следующее.

Согласно Федеральному закону от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (п. 2 ст. 9), первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Форма № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в т. ч. служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля.

Заполнение раздела “Движение горючего” производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега. Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов.

Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”, а именно:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ А.И. Иванеев

Комментарий

У организаций, на балансе которых числится один или несколько автомобилей, неизбежно возникают траты на топливо. При наличии правильно оформленных документов, подтверждающих такие расходы, фирма без труда сможет учесть их при расчете налога на прибыль. Однако случается, что в силу различных причин администрация добровольно отказывается от этой возможности. Как в такой ситуации подтвердить производственное (служебное) использование транспорта, и будут ли суммы начисляемой на него амортизации снижать налогооблагаемую прибыль организации? Рассмотрению данных вопросов посвящено опубликованное письмо специалистов Минфина.

Амортизация ни при чем

Дирекция подавляющего большинства организаций располагает специально выделенным для нужд управления автотранспортом. Причем руководство не всегда прибегает к услугам водителя, предпочитая осуществлять разъезды самостоятельно. А это подчас влечет появление определенных проблем у бухгалтерии: сложно требовать от директора аккуратного сбора чеков на приобретенный для поездок бензин. Поэтому на практике и возникают ситуации, когда за неимением подтверждающих расход топлива документов учесть такие траты в целях налога на прибыль не представляется возможным.

Однако, как следует из разъяснений финансовых специалистов в комментируемом документе, это не повлечет за собой изменений в налоговом учете амортизационных начислений по “директорскому” автомобилю. Ведь и само начисление амортизации основного средства, и отнесение ее к расходам при расчете налога на прибыль обусловлены совсем иными факторами.

Так, для отнесения основного средства к амортизируемому имуществу необходимо, чтобы срок его использования был более 12 месяцев, а стоимость превышала 10 000 рублей (п. 1 ст. 256 НК РФ). При этом под основными средствами организации понимается часть имущества, которое используется в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) либо для управления организацией (п. 1 ст. 257 НК РФ). Поскольку находящийся в распоряжении руководства транспорт соответствует всем указанным критериям, фирма вправе списывать начисленную сумму его амортизации в составе расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пункта 2 статьи 253 Налогового кодекса.

Унифицированная форма – не для всех

Как видно из комментируемого письма, финансисты не посчитали актуальной проблему подтверждения производственного (служебного) использования автомобиля, расходы на топливо по которому не участвуют в расчете налога на прибыль. Соответственно не был рассмотрен специалистами Минфина и вопрос о применении в качестве такого обоснования частично заполненных путевых листов. То есть таких путевок, в которых отсутствует информация по разделу “Движение горючего”.

Тем не менее саму по себе необходимость ведения путевых листов даже в случае несписания топливных затрат финансисты под сомнение не ставят. Другое дело, что в опубликованном документе прозвучало нехарактерное прежде для ведомственных разъяснений замечание. Так, финансовые работники прямо указали, что унифицированная форма первичной учетной документации № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, которая предусматривает обязательное заполнение всех реквизитов, разработана и действует только для автотранспортных организаций. И, следовательно, фирмы с другой направленностью деятельности вправе разработать свою форму путевого листа, содержащую все необходимые для отнесения этого документа к “первичке” реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).

Таким образом, логично предположить, что фирма, которая не относит топливо на расходы, может исключить из собственной формы путевки информацию о движении горючего. Ведь в данной ситуации путевой лист, строго говоря, не потребуется в качестве первичного учетного документа. Тем более что и заработную плату водителя при личных разъездах директора начислять не придется.

Источник статьи: http://www.klerk.ru/buh/articles/30854/