Возмещение затрат личному автомобилю

Компенсация расходов за использование личного автомобиля в служебных целях в 2021 году

В настоящее время далеко не все работники сидят в офисе. Многие менеджеры, торговые представители, курьеры и даже директора используют свой личный автомобиль в интересах организации и выполняют посредством его определенные поручения. Если машина сотрудника используется для достижения целей организации, то работнику положена компенсация понесенных расходов. Как это происходит, рассмотрим в статье.

В каких случаях выплачивается компенсация за использование личной машины

В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.

Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.

Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.

Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.

В состав расходов на автомобиль включается:

• Топливо для заправки
• Сумма амортизации
• Затраты на ремонт и техобслуживание
• Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы

Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.

Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.

Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.

Возможность компенсировать расходы должна быть отражена во внутренних документах организации.

Как документально можно оформить использование личного автомобиля

Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:

Трудовой договор	Дополнительное соглашение к трудовому договору	Договор аренды
При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017	Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации	Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать

Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.

Величина компенсации за использование личного автомобиля

Сумма компенсации устанавливается путем переговоров сотрудника и работодателя.

ВАЖНО! Размер компенсации может быть установлен в твердой сумме, а может исчисляться исходя из количества поездок

При этом следует учитывать тот факт, что расходы такого рода подлежат нормированию. Максимальная сумма выплаты, в соответствии с постановлением Правительства №92 от 08.02.2002 года, составляет:

1. Для автомобилей с двигателем до 2000см3 – 1200 рублей ежемесячно
2. Для автомобилей с двигателем более 2000см3 – 1500 рублей ежемесячно
3. Если работник использует в работе мотоцикл, то максимальная сумма компенсации составит 600 рублей

При расчете величины возмещения большую роль играют также:

• «возраст» машины. От него зависит сколько времени может использоваться автомобиль и каков его износ
• Насколько интенсивно будет использоваться автомобиль. Чем выше интенсивность, тем больше сумма компенсации
• Стоимость используемого топлива и обслуживания автомобиля. Сумму, которая будет потрачена на ремонт можно посчитать исходя из данных предыдущего периода, в расчете на месяц

Приведем пример. За прошедший год сотрудник потратил на ремонт и содержание автомобиля 24000 рублей. Таким образом, ежемесячно на эти цели в текущем году буде предусмотрено:

24000 рублей / 12 месяцев = 2000 рублей в месяц

Эта сумма войдет в общую сумму компенсации за использование личной машины сотрудника.

Стоит помнить, что величина такой компенсации должна находиться в разумных пределах, иначе у контролирующих органов возникнут вопросы.

Начисление НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации

Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.

Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.

Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.

Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.

Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.

Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант

Отражение операций по компенсации расходов в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет компенсации за использование своего транспорта не сложен.

Проводка	Содержание записи	Пояснение
Д20 (23, 25, 26, 29, 44) К73	Начисление компенсации за использование своей машины	Счет дебета выбирается в зависимости от того, в каком именно отделе организации работает сотрудник
Д73 К50(51)	Выплата компенсации сотруднику	Выплата может быть произведена из кассы, а может перечисляться через расчетный счет

В налоговом учете такие расходы являются прочими и принимаются к учету по нормам. Расходы сверх нормы не будут учтены при расчете налога на прибыль.

Особенности возмещения расходов при использовании в работе своей машины

Для начала нужно помнить, что компенсируют такие расходы только тем, кто активно использует в своей работе автомобиль. Это касается как командировок, так и разъездов в течение рабочей смены.

Для того чтобы получить компенсацию, необходимо написать работодателю заявление. К нему необходимо приложить все документы на машину. Придется составлять путевки (Минфин все – таки на этом настаивает) и собирать чеки на все понесенные расходы.

Окончательную сумму денежного возмещения за понесенные затраты определяет руководитель организации по согласованию с работником.

Для того чтобы использовать свою машину в работе и получать компенсацию, необходимо издать приказ.

Если автомобиль зарегистрирован не на работника, а на другое лицо, то его можно использовать по доверенности. На компенсацию это никак не повлияет.

Приказ о выплате компенсации за использование личной машины

Для начисления и выплаты компенсации мало получить заявление от работника. Руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Такой документ составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов.

Неотъемлемой частью приказа является его номер и дата.

После этого записывается, на основании чего составлен приказ. Чаще всего здесь прописывается статья 188 ТК РФ и реквизиты трудового договора или дополнительного соглашения к нему.

Далее по пунктам, подробно нужно записать общую суму компенсации в месяц. Какая машина используется в работе и ее основные характеристики. По каким именно расходам начисляется компенсация. В какой день производится выплата и на каких условиях.

Внизу ставится подпись директора, сотрудника бухгалтерии и самого работника.

Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме

Вопрос 1

Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?

Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.

Вопрос 2

Как определить размер компенсации за ГСМ?

Сделать это можно несколькими способами.

Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.

Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.

Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.

В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.

Ошибка

Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.

Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.

Источник статьи: http://garant-konsult.com/kompensaciya-rasxodov-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya/

Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2021 году

Иногда работа сотрудников предприятия связана с постоянными разъездами. Однако, далеко не всегда транспорт для этого предоставляется руководством компании, поскольку содержать собственный автопарк затратно. В связи с этим существует такое понятие как компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта. Чаще всего на данную выплату претендуют курьеры, личные водители руководства, персонал службы доставки, торговые представители, агенты, директора. Право на возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта регламентировано статьей 188 ТК РФ и может возникнуть даже в случае разовой служебной поездки.

На каких условиях производится возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2021 году

Чтобы претендовать на получение компенсации за согласие на эксплуатацию личного автомобиля для совершения деловых поездок, сотрудник должен убедиться в том, что соблюдены 4 условия:

1. Использование личного автомобиля в служебных целях осуществляется с ведома работодателя (сотрудник не самовольно эксплуатирует авто в деловых поездках).
2. Сотрудник может представить документы, подтверждающие владение транспортным средством, которое планирует эксплуатировать в служебных целях.
3. Работник сохранил платежные документы, подтверждающие факт несения расходов на содержание эксплуатируемого по работе автомобиля.
4. Стороны соглашения обговорили величину компенсации и способ ее расчета, после чего закрепили договоренность документально.

В каком размере выплачивается компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2021 году

Важно! В законодательстве не имеется указаний насчет методики вычисления сумм компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. То есть, фактически, не будет нарушением, если работодатель просто укажет в нормативных актах предприятия любую адекватную сумму возмещения. Однако, чтобы не было проблем с налоговыми органами, лучше все же разработать схему исчисления компенсационных выплат, чтобы обосновать их размер.

Положениями ТК РФ рекомендовано предоставлять следующие компенсации сотрудникам, согласившимся на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях:

1. Компенсацию затрат, понесенных в процессе использования транспортного средства (бензин, масло, дизельное топливо и др.).
2. Компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля, за его эксплуатацию.

Чтобы обосновать размер сумм, на которые будет уменьшена налогооблагаемая база, во избежание конфликтов с контролирующими органами, следует привести хотя бы элементарную методику исчисления суммы компенсации и прописать ее в соглашении об использовании личного автомобиля сотрудника. К примеру, можно сделать следующее:

• определить расценки за 1 километр пробега “в рабочих целях” (расценки можно подсмотреть в службе такси);
• сделать компенсационную сумму равной величине амортизации машины за месяц.

Сами же налоговые инспекции рекомендуют для целей налогообложения принимать во внимание при исчислении размера компенсации за эксплуатацию собственного автомобиля работника следующие моменты:

С суммы компенсации за эксплуатацию авто не будет удержан НДФЛ и страховые взносы. Однако, НДФЛ удерживается в случаях, когда возмещаемые расходы признаются доходом в натуральной форме (ремонт машины, техосмотр, приобретение запчастей, техобслуживание):

“Возмещаемые работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы”.

Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

Окончательный размер компенсации за поездки на личном автомобиле по работе будет зависеть от следующих факторов:

1. Технических характеристик автомобиля:

• марки транспортного средства;
• показателя расхода бензина;
• мощности двигателя и др.

1. Километража пробега.
2. Характера поездок.

В Постановлении Правительства РФ от 08.02.1992 № 92 содержатся следующие нормы расходов компаний, связанных с возмещением расходов:

Вид транспортного средства	Рабочий объем двигателя	Величина компенсации в рублях
Грузовой автомобиль	Не важен	Безлимит
Легковой автомобиль	Менее 2 000 куб.м.	1 200
	Более 2 000 куб.м.	1 500
Мотоцикл	Не важен	600

Работодатели редко выплачивают суммы, превышающие данные нормы, поскольку они не могут учесть разницу при налогообложении (см. пример в конце статьи).

Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля

Работник, согласившийся эксплуатировать свой личный транспорт по поручению работодателя, может быть уверен в том, что компенсация будет ему выплачена, если наниматель позаботился о формировании пакета документов, включающего в себя:

№ п/п.	Документ	Подробные сведения
1	Копия свидетельства о регистрации транспортного средства	Данный документ обязан присутствовать, поскольку у работодателя будут проблемы с контролирующими органами, если окажется, что автомобиль не принадлежит сотруднику.
2	Соглашение между сотрудником и нанимателем об эксплуатации личного авто работника в служебных целях	● Если условия об использовании своего ТС были оговорены в момент приема на работу, можно включить текст соглашения в трудовой договор. ● Если необходимость в эксплуатации личного транспорта сотрудника возникла уже в период работы, соглашение оформляется как приложение или дополнение к трудовому соглашению.
3	Документы учета служебных поездок (если работодатель использует собственные бланки для оформления документов учета служебных поездок, формы должны быть утверждены в составе учетной политики, а на таких формах должны присутствовать все реквизиты первичного документа)	● Маршрутные листы, журнал учета служебных поездок и любые иные документы – если компенсация выплачивается в фиксированном размере, без принятия во внимание “пробега в служебных целях”. ● Путевой лист – если расходы возмещаются исходя из “служебного” пробега (показания можно снимать с одометра, с GPS-навигатора).
4	Платежные документы (накладные, квитанции, чеки об оплате ГСМ, автостоянки, техобслуживания, автомойки и т.д.)	Расходы на ГСМ могут компенсироваться на основании: ● норма расхода горюче-смазочных материалов в тех. документации ТС; ● фактического расхода ГСМ на 100 километров пробега “по служебным нуждам”.
5	Расчет суммы компенсации	Правила исчисления суммы возмещения могут указываться в: ● методике, составленной работодателем; ● тексте соглашения об эксплуатации личного транспорта сотрудника. Величина возмещения может быть прописана в: ● трудовом договоре, дополнении к договору, дополнительном соглашении (если размер компенсации фиксированный); ● расчетном листке (калькуляции, расчете); Пример выплаты компенсации за использование личного автомобиля на работе в фиксированном размере Представим гипотетическое коммерческое предприятие ООО “Везём груз”. Компания владеет собственным автопарком, однако, количество заказов на перевозку тяжеловесных грузов резко возросло за последний год, и руководство решило нанимать сотрудников с личными грузовыми автомобилями. Недавно был нанят Фёдор Некрасов, являющийся собственником грузового автомобиля. В договоре найма работодатель указал сумму компенсации за эксплуатацию личного транспорта сотрудника в служебных целях в размере 3000 рублей в месяц. Также на работу в ООО “Везём груз” взяли в качестве личного водителя директора Ивана Травина, владеющего легковым автомобилем с объемом двигателя 2100 куб.м. Ему работодатель готов возмещать 2500 рублей в месяц за эксплуатацию его Тойоты. Согласно Постановлению Правительства РФ от 08.02.1992 № 92, нормой расходов предприятия на выплату компенсаций за использование легкового транспорта с объемом двигателя более 2000 куб.м. считается сумма в 1500 рублей. Значит, работодатель “от себя” добавляет к сумме компенсации 1000 рублей в месяц. Надбавку он не вправе учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. А вот для грузовых автомобилей лимита не установлено, значит, сумма в 3000 рублей в месяц обоснована, и ее можно учесть в расходах фирмы. В ноябре Фёдор Некрасов представит в бухгалтерию путевые листы за 24 рабочих дня, тогда как рабочих дней в ноябре было 25. Однако, поскольку компенсация выплачивается в фиксированном размере, это никак не повлияет на ее размер – водитель получит 3000 рублей компенсации за ноябрь. Распространенные ошибки по теме “Возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2021 году” Ошибка: Сотрудник фирмы, работающий на складе, вынужден был осуществить длительную поездку на завод за не доставленным в срок материалом на собственном автомобиле. Он не потребовал компенсации стоимости бензина от работодателя, поскольку думал, что на возмещение подобных расходов имеют право только сотрудники, чья ежедневная работа связана с разъездами. На самом деле, правом на компенсацию ГСМ обладает любой сотрудник, который по договоренности с руководством (не самовольно) отправился в деловую поездку на личном транспорте. Ошибка: Сотрудник фирмы не потребовал компенсации горючего после того, как совершил служебную поездку на личном грузовике, поскольку поездка имела разовый характер, обычно эксплуатировался транспорта из автопарка предприятия. Даже если служебная поездка на личном автомобиле была разовая, работнику по-прежнему полагается компенсация стоимости ГСМ. Ответы на часто задаваемые вопросы по теме “Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2021 году” Вопрос: Будет ли выплачена компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта, если он управляет автомобилем на основании доверенности? Вопрос: Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта не укладывается у работодателя в “прибыльные” нормы, а потому компании это не выгодно. Как по-иному оформить такие отношения с работником? Ответ: Альтернативным вариантом в таких случаях выступает договор аренды транспортного средства. Это выгоднее для работодателей, поскольку размер арендной платы и затрат на содержание/ремонт автомобиля сотрудника закон позволяет включать в расходы. При этом НДФЛ удерживается с величины арендной платы. Источник статьи: http://garant-konsult.com/kompensaciya-za-gsm-sotrudniku-pri-ispolzovanii-lichnogo-transporta/ Оцените статью Вам также может понравиться Лопата для автомобиля снег Автомобильные лопаты для снега Автомобильные лопаты Лопата для автомобиля зимой Особенности автомобильных лопат Автомобилисты всегда Лопата для автомобиля solid fiskars укороченная 63 см Лопата для автомобиля Fiskars Solid™ Лопата для автомобиля fiskars solid 1019353 Обзор на Лопата FISKARS автомобильная для снега 1019353 Лом автомобилей марка лома Классификация лома черных металлов В нашей стране широко Локомотив столкнулся с автомобилем Трагедия на рельсах: Что известно о столкновении локомотива Локомобиль что за автомобиль Локомобили как альтернатива маневровым тепловозам и Локеры подкрылки для автомобилей Локеры для автомобиля: что это такое? Любое транспортное Правообладателям Политика конфиденциальности Контакты